Årsplan for IT-direktørens stab – Administrativ IT

Ressursoversikt for USITs stab

Innledning

Strategisk koordineringsgruppe for administrative IT-systemer (SKAIT) er nedsatt av universitetsdirektøren for å gi råd om styringen av de administrative IT systemene på UiO. Til det er det satt ned en Rådgivings og sekretariatsfunksjon (RSF) som er lagt til IT-direktørens stab. Oppgaven til RSF er å bistå SKAIT med å gjennomføre deres mandat som er å ivareta helheten i universitetets administrative IT-virksomhet, gi brukervennlige og mer kosteffektive administrative IT-løsninger for UiO gjennom bedre samhandling rundt initiering, innføring, forvaltning og drift og avvikling av administrative IT-systemer.

Mål #1: Drifte sekretariat for SKAIT

Beskrivelse: Funksjonsområdets hovedoppgave er å være sekretariat for SKAIT, Strategisk Koordineringsgruppe for Administrativ IT, bistå med avvikling av møter, forberede og følge opp saker og være rådgivende for de systemeiere som ønsker det.

Tiltak #1: Forberede saker til møter, innkalle og referere møter

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Det avholdes 11 møter i året for koordineringsgruppen. Rådgivings og sekretariatsfunksjonen fasiliterer disse.

Ressurser: Kristian Rikvold-Jess (KRJ), Julie Myhre Barkenæs (JMB)

Tiltak #2: Bistå koordineringsgruppen og Universitetsdirektøren med rådgiving innenfor administrativ IT.

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Det avholdes gjevnlig møter med Udir basert på behandling av skaer i SKAIT. Rådgiving til koordineringsgruppen foregår primært i form av skaforberedelser til møter og under behandling av saker i møtene.

Ressurser: KRJ + ?

Tiltak #3: Bistår systemeier av systemer for administrativ IT

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Assistere systemeierne i å etablere et Veikart for administrativ IT og sammenstille informasjonen til et helhetlig Veikart for UiO. Legge Veikartet frem for Universitetsdirektør og assistere henne med å legge Veikartet frem for universitetsstyret.

Ressurser: KRJ + ?

Tiltak #4: Avklare bemanning og ressurstilgang for sekretariatet.

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Rådgivings og sekretariatsfunksjonen til SKAIT består i dag av KRJ. Det er vedtatt at det skal være 3 årsverk. Det må avklares endelig om målet på 3 åv skal endres og hvem som skal utføre den vedtatte bemanningen.

Ressurser:

Tiltak #5: Følge opp store saker innen administrativ IT.

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Digital Eksamen, Bilagslønn,  EFV, Andre store saker

Ressurser: Ukjent

Mål #2: Revidere rammeverk for forvaltning av administrativ IT

Beskrivelse: Rammeverket for forvaltning av administrative IT systemer er vedtatt som en del av IHR prosessen. Dette rammeverket har nå vært i bruk i et par år og det er på tide å gå gjennom rammeverktet for å se om det fungerer etter hensikten og om bruken har avslørt svakheter og forbedringspotenialer.

Tiltak #1: Revidere malverk for Veikartet

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Veikartet skal være en samlet oversikt over alle de administrative systemene, samt en fremtidsplan for å kunne prioritere mellom tiltak der det er behov. Innføringen av Veikartet har synliggjort forbedringspotensiale i malene, så disse må revideres.

Ressurser: KRJ

Tiltak #2: Revidere beslutningsmatriser og fasedokumentasjon

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Rammeverket for administrativ IT består i tillegg til Veikartet av en beskrivelse av belutninger som skal fattes og grunnlag for disse som skal være på plass når nye system innføres eller endrer livsfase. Dette rammeverket må også gjennomgås med tanke på forbedringer.

Ressurser: KRJ

Mål #3: Etablere norm for styring av IT systemer som er samarbeid i sektoren og etablere prosesser for å fremme og prioritere UiOs ønsker inn i samarbeidene.

Beskrivelse: De nasjonale samarbeidene innen IT gir ikke UiO fullt rom for selv å gjøre sine valg. De har likevel vesentlig rom for påvirkning, siden UiO er største aktør. Det er derfor viktig at de synspunkter som fremmes i slike fora er forankret på UiO. Det må derfor etableres en norm for hvordan dette skal gjøres og hvilket mandat UiOs representanter sitter der med.

Tiltak #1: Etablere norm for styring av IT systemer som er samarbeid i sektoren

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Det første som må gjøres er å avklare hvordan de nasjonale samarbeidene skal håndteres internt på UiO

Ressurser:

Tiltak #2: Etablere prosesser for å fremme og prioritere UiOs ønsker inn i samarbeidene

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Når intern håndtering av samarbeidene er på plass, må det lages klargjøres hvem som prioriterer og på vegne av hvem. Dette må så gis som mandat til de som representerer UiO.

Ressurser:

Mål #4: Kompetanseheving og nettverking

Beskrivelse:

Tiltak #1: Delta på EduCause konferansen

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Konferanse for IT i utdanning

Ressurser:

Tiltak #2: Delta på kurs i MoP (Porteføljestyring)

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: SKAIT er langt på vei et porteføljestyre. For å ha et bedre metodeverk til jobben, vil det være en fordel med mer kunskap om metode for porteføljestyring.

Ressurser:

Tiltak #3: Delta på NOKIOS (Norsk konferanse på IT i offentlig sektor)

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: NOKIOS er en konferanse som ser på IT i offentlig forvaltning. Det er en arena USIT ogUiO bør være representert på for å få med seg trender og nyheter.

Ressurser: KRJ

Tiltak #4: Etablere sammarbeid med de andre store institusjonene i sektoren for informasjonsutveksling om hvordan tilsvarede arbeid gjøres der

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Styring av IT er et tema hos flere av institusjonene i sektoren. Det vil være til UiOs fordel om vi drar nytte av hverandres erfaringer.

Ressurser: KRJ

Tiltak #5: Andre, enda ikke spesifierte behov

Ansvarlig: Kristian Rikvold-Jess

Beskrivelse: Satt av for å synliggjøre at det kan komme behov senere i året som ikke er dekket.

Ressurser: