Om utformingen av årsplanen
Tiltak – forventete resultater
- Tiltak er øverste nivå og beskriver egentlig et mål for virksomheten i planperioden. Et tiltak har følgende attributter:
- Tittel som sier hva som er målet med tiltaket
- Eier (er ansvarlig for gjennomføringen av tiltaket og rapportering)
- Kort beskrivelse av tiltaket
- Forventete resultater er de leveranser med mer som inngår i gjennomføringen av et tiltak. Vi beskriver forventet resultat i 2021.
Tiltak #1: Masterplan for universitetets IT
Eier: IT-direktøren
Kort beskrivelse: Diskusjonssak i universitetsstyret 5. februar 2019 og 12. mars 2019, vedtakssak 19. juni 2019. Prosjekt OU-IT vedtakssak i universitetsstyret 9. februar 2021. Finansiering av IT - starte opp arbeid i løpet av 2021.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- Ferdigstilt organisasjonsutviklingsprosjektet OU-IT, tilrettelagt for implementering av endringer
- Påbegynt arbeid og plan for videre arbeid vedrørende finansiering og finansieringsmodeller for IT ved UiO
Ved utgangen av 2022:
- Ferdigstilt og implementert endringer for både OU-IT og finansieringsmodell
Tiltak #2: Oppdragsvirksomheten
Eier: LRM/EÅ/IT-dir
Kort beskrivelse:
Videreutvikle oppdragsvirksomheten, jfr USITs virksomhetsplan (del av LOS sin).
Oppgaver:
- Arbeide videre med utkast strategi fra IT-direktøren (fra LO når det er klart)
- Oppdatere og forankre/beslutning mandat (etter strategi ferdig).
- Avklare og etablere fullmaktsstruktur, roller og ansvar hos underavdelingene
- Vurdere spesifisering av arbeidsprosesser/-flyt
- Vurdere roller og ressursbehov i SST, legge fram til beslutning (februar). Arbeidsgruppe med Erna, Ingvild, Therese, Lene og Lill
- Foreslå verktøy og strukturer (august 21)
Forventete resultater:
Ved utgangen av 2021:
IT-dir: Liste salgbare tjenester. Liste og design er godkjent av IT-direktørmøtet og er lenket opp fra USITs forside.
IT-dir: Forhold til Unit og Uninett
IT-dir/SST: Strategi og mandat for oppdragsvirksomheten oppdatert
SST: Verktøy
SST: Organisering
Tiltak #3: BOTT-programmet
Eier: EÅ (USITs innføringsansvarlig)
Kort beskrivelse:
- Bistå med å synliggjøre USITs behov i forbindelse med innføringen av nye systemer
- Gjennomføre USITs del av innføringsprosjektet
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- Innført nye systemer på en god måte for USIT
Ved utgangen av 2020:
Tiltak #4: Lederutvikling
Eier: LRM/LMD
Kort beskrivelse: Sikre at USIT har gode ledere som bidrar til at alle ansatte har et godt arbeidsmiljø og leverer I henhold til UiOs oppdrag
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021
- Lederforum 2 - 3 ganger pr semester
Tiltak #5: Informasjon om UiOs IT-tjenester
Eier: GK
Kort beskrivelse: Vurdere innføring av informasjonstiltak om gjør IT-brukerne på UiO bedre I stand til å benytte seg av de tilgjengelige IT-tjenestene:
- Liste salgbare tjenester.
- Nyhetsbrev
- E-post til alle nye IT-brukere
- Nye infoskjermer i KNH
Digitaliseringsdagen: En dag med demonstrasjon av og opplæring i verktøy og anbefalt bruk.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- Tiltakene over er vurdert og plan for eventuell innføring er utarbeidet og iverksatt
- Liste salgbare tjenester. Liste og design er godkjent av IT-direktørmøtet og er lenket opp fra USITs forside.
- Nye infoskjermer er satt opp og tatt i bruk. Har kjøpt inn verktøyet Powtoon for å lage innhold og Scala er i bruk som innholdssystem. Retningslinjer for bruken og innholdstyper er godkjent av IT-direktørmøtet.
- E-post til alle nye IT-brukere er vanskelig, siden det er mange kategorier IT-brukere. Dette jobber vi videre med.
- Nyhetsbrevet ble utsatt pga arbeidet med ny IT-organisasjon.
Tiltak #6: Bidra i "Selvhjelpsprosjektet"
Eier: GK/KS
Kort beskrivelse: Tjenestekatalogen for UiOs IT-tjenester skal benyttes som innhold i en selvhjelpsløsning der brukerne enkelt, via søk, blir ledet til riktige veiledninger og eventuelt kontaktpunkt support og riktig supportkanal. Prosjektet ledes fra staben, som også bidrar med omforming av innholdet.
Forventete resultater
"Selvhjelpsløsningen" har innhold fra tjenestekatalogen som er optimalisert for å fungere sammen med søk og eventuelle andre funksjoner.
- Arbeidet med optimalisering av innhold er i full gang, og ny søkefunksjon + nytt utseende for veiledninger er under utrulling etterhvert som tjenestene tas inn i nytt regime.
Tiltak #7: HR- og rekrutteringsstrategi/handlingsplan
Eier: LRM/LMD
Kort beskrivelse:
HR-strategi og plan for rekruttering og onboarding?
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
-
Innført onboardingsopplegg forankret i LOS
-
Etablert rekrutteringsstrategi
Tiltak #9: Arbeidsmiljø
Eier: LRM/LMD
Kopling til UiOs mål:
Kort beskrivelse:
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- Gjennomført PULS-undersøkelse med oppfølging av tiltak i hver avdeling/seksjon
- PULS-undersøkelsen er gjennomført og analyse før tiltaksfastsetting er i gang.
Tiltak #10: Utvikle og innføre rutiner for digitalt introduksjonskurs /HMS-kurs for nyansatte
Eier: GK/personal
Kort beskrivelse:
Alle nyansatte skal ha opplæring om helse, miljø og sikkerhet, og spesielt brannvern. Det må utvikles en digital versjon som kan benyttes når de fleste jobber hjemmefra. Kurset skal ta for seg:
- Finne ansatt-informasjon på UiOs nettsider
- Smittevern
- Avfallshåndtering
- Informasjonssikkerhet
- Forebygging av arbeidsrelaterte skader
- Brannvern
Det vil være mulig å se på en versjon av kurset som kan benyttes også etter at pålegg om å jobbe hjemmefra opphører.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- Alle nyansatte får den HMS-opplæringen de skal ha.
- Kurset er utviklet og alle nyansatte har fått opplæring. Kurset er videreutviklet til også å inneholde viktig informasjon fra personal, og det holdes når det har kommet 5 til 7 nye medarbeidere som kan få kurset samtidig.
Tiltak #11: Videreutvikle oversikten over "Det digitale UiO"
Eier: GK
Kort beskrivelse:
da UiO stengte ned i mars 202, ble det laget en oversikt som viser overgangen fra å jobbe fra kontoret/campus til å jobbe hjemmefra. IT-direktøren ønsker at oversikten skal videreutvikles til å vise størrelsen og allsidigheten i den digitale aktiviteten på UiO ved at det legges inn et bredere utvalg IT-tjenester i oversikten. Det må jobbes med utvalg av tjenester, hvilke logger og rapporter som kan brukes som datagrunnlag, og hvordan uthenting av datagrunnlag kan automatiseres i størst mulig grad.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- Alle nyansatte får den HMS-opplæringen de skal ha.
- Kurset er utviklet og alle nyansatte har fått opplæring. Kurset er videreutviklet til også å inneholde viktig informasjon fra personal, og det holdes når det har kommet 5 til 7 nye medarbeidere som kan få kurset samtidig.
Tiltak #12: Utvikle oversikt og bestillingssider for IT-tjenester som kan bestilles fra UiO/USIT
Eier: GK
Kort beskrivelse:
UiO og USIT har en del IT-tjenester som kan kjøpes/bestilles av UiO-eksterne, for eksempel Vortex, Nettskjema, TSD mm. Det skal utvikles en nettside som viser fram disse tjenestene på en oversiktelig og og måte. I tilknytning til nettsiden skal det også utvikles én side pr tjeneste der interesserte finner mulighet til å bestille ønsket tjeneste uten å kontakte USIT først. Oversiktssiden vil ha koblinger til tjenestene slik de vises i IT-tjenestekatalogen, noe som betyr at tjenestene der må revideres for å sikre at de er så gode som mulig.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021:
- USIT har en nettside som kan vises fram til potensielle kjøpere og andre som er interessert i USITs tjenester som kan bestilles. Det vil være mulig å faktisk bestille tjenestene fra nettsiden. Se nettsiden.