Om utformingen av årsplanen
Tiltak – forventete resultater
- Tiltak er øverste nivå og beskriver egentlig et mål for virksomheten i planperioden. Et tiltak har følgende attributter:
- Tittel som sier hva som er målet med tiltaket
- Eier (er ansvarlig for gjennomføringen av tiltaket og rapportering)
- Kort beskrivelse av tiltaket
- Forventete resultater er de leveranser med mer som inngår i gjennomføringen av et tiltak. Vi beskriver forventet resultat i 2021.
Tiltak #1: Organisasjonsutvikling av UiOs IT-virksomhet, oppfølging og implementering
Eier: IT-direktøren
Kort beskrivelse: Prosjektet er opprettet i forbindelse med oppfølgingen av prosjekt Organisasjonsutvikling av UiOs IT-virksomhet og universitetsstyrets behandling av prosjektets anbefaling i v-sak 4 på universitetsstyrets møte 1/2021 hvor det ble vedtatt at:
1. Det etableres en felles IT-organisasjon for UiO i samsvar med anbefalt alternativ 1 (Tilpasset)
2. Universitetsdirektøren gis fullmakt til å gjennomføre etableringen
Prosjektet skal følge opp vedtaket og levere slik det er beskrevet i prosjektbeskrivelsen.
Bidrag:
Prosjektledelse
Sekretariatsarbeid
Kommunikasjonsarbeid
Navneprosjektet: Gjennomgår navnehierarki og -utforming for den nye organisasjonen med underneheter. Sentral kommunikasjon, USIT personal og IT-ledernettverket involveres.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
- Ferdigstilt organisasjonsutviklingsprosjektet OU-IT, tilrettelagt for implementering
- Påbegynt arbeid og plan for videre arbeid vedrørende finansiering og finansieringsmodeller for IT ved UiO
- Navneprosjektet har levert forslag til navnehierarki og -utforming for den nye organisasjonen.
Tiltak #2: Oppdragsvirksomheten
Eier: LRM/EÅ/IT-dir
Kort beskrivelse:
Videreutvikle oppdragsvirksomheten, jfr USITs virksomhetsplan (del av LOS sin).
Oppgaver:
- Arbeide videre med utkast strategi fra IT-direktøren (fra LO når det er klart)
- Oppdatere og forankre/beslutning mandat (etter strategi ferdig).
- Avklare og etablere fullmaktsstruktur, roller og ansvar hos underavdelingene
- Vurdere spesifisering av arbeidsprosesser/-flyt
- Vurdere roller og ressursbehov i SST, legge fram til beslutning (februar). Arbeidsgruppe med Erna, Ingvild, Therese, Lene og Lill
- Foreslå verktøy og strukturer (august 21)
Forventete resultater:
Ved utgangen av 2022:
IT-dir: Liste salgbare tjenester. Liste og design er godkjent av IT-direktørmøtet og er lenket opp fra USITs forside.
IT-dir: Forhold til Unit og Uninett
IT-dir/SST: Strategi og mandat for oppdragsvirksomheten oppdatert
SST: Verktøy
SST: Organisering
Tiltak #3: Økonomi og innkjøp
Eier: EÅ
Kort beskrivelse:
- Gå over til stabil driftsfase
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
- Sette fokus på riktig bruk av systemet. Opplæring til de som måtte trenge det. Pågående hele året.
- Bruke innkjøpssystemet mest mulig effektivt (f.eks. ta i bruk plankjøp og periodisering direkte i systemet). Påbegynt, og løpende gjennom året.
- Utvikle rapporter/styringsverktøy for økonomi, tilpasset USIT. Andre halvår 2022.
- Opplæring i bruk av rapporter for lederne (Tableau).
- Utgående fakturering: Finne ut hva som kan effektiviseres og hvordan vi kan bidra får å lette hverdagen til lederne. Første halvdel 2022. Erna/ Lene
- Kartlegge hva som kan gjøre internfakturering lettere. Erna/ Lene
- Tettere samarbeid med fagrekvirentene - korte statusmøter en gang i mnd.? Løpende gjennom året. Ole Andreas/ Anca.
- Planlegge for overgang til OU-IT. Nye koststeder, delprosjekter osv.
Tiltak #4: Lederutvikling
Eier: LRM/LMD
Kort beskrivelse: Sikre at USIT har gode ledere som bidrar til at alle ansatte har et godt arbeidsmiljø og leverer I henhold til UiOs oppdrag
Forventete resultater
Ved utgangen av 2021
- Lederforum 2 - 3 ganger pr semester
Tiltak #5: Informasjon om UiOs IT-tjenester
Eier: GK
Kort beskrivelse: Vurdere innføring av informasjonstiltak om gjør IT-brukerne på UiO bedre i stand til å benytte seg av de tilgjengelige IT-tjenestene:
- Nyhetsbrev
- E-post til alle nye IT-brukere
- Digitaliseringsdagen: En dag med demonstrasjon av og opplæring i verktøy og anbefalt bruk.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
- Tiltakene over er vurdert og plan for eventuell innføring er utarbeidet og iverksatt
Tiltak #6: Bidra i "Selvhjelpsprosjektet"
Eier: KS/GK
Kort beskrivelse: Tjenestekatalogen for UiOs IT-tjenester skal benyttes som innhold i en selvhjelpsløsning der brukerne enkelt, via søk, blir ledet til riktige veiledninger og eventuelt kontaktpunkt support og riktig supportkanal.
Bidrag:
- Prosjetkledelse
- Prosjektutførelse
Forventete resultater
- Videre gjennomgang av veiledninger
- Oppdatere engelske veiledninger etter mønster av de norske
- Legge til rette for overføring av arbeidet med veiledninger til linja ila 2022
- Ferdig kurs i veiledningsskriving
Tiltak #7: HR- og rekrutteringsstrategi/handlingsplan
Eier: LRM/LMD
Kort beskrivelse:
HR-strategi og plan for rekruttering og onboarding
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
-
Innført onboardingsopplegg forankret i LOS
-
Mottak av ansatt/ sjekkliste (et lite tiltak i Onboardingproses) vår 22
-
Utvikling og implementering (høst 2022?) mål, strategi, innføring i arbeidet, opplæring etc. )
-
Vurdere rollefordeling, HR mer ansvar for prosess/leder utøvelse
-
Nyansatt evaluerer onboardingen (i implementeringsfasen av onboarding)
-
-
-
Etablert rekrutteringsstrategi
-
Bedre rutine for utlysningstekst (inkl. stillingsanalyse
-
HR leveranser med servicenivå 1 og 2
-
Strategi for innfasing av studenter
-
Strategi for bruk junior/senior
-
Vurdere rekrutteringskanaler
-
Samle rekrutteringer og onboarding/utvikling av dette
-
Tiltak #9: Arbeidsmiljø
Eier: LRM/TL
Kopling til UiOs mål:
Kort beskrivelse:
Hybrid arbeidshverdag
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
-
Beslutte intern policy
-
Publisere nettside med informasjon
-
Pilotperiode (mars tom august) inkl. kontraktinngåelse
-
Utvikling av lokaler hybrid hverdag
-
Evaluerer pilot
Tiltak #10: Videreutvikle introduksjonskurs /HMS-kurs for nyansatte
Eier: GK/personal
Kort beskrivelse:
Alle nyansatte skal ha opplæring om helse, miljø og sikkerhet, og spesielt brannvern. Dette er det HMS-koordinator som tar seg av ved å inkalle kyansatte til kurs der temaene gjennomgås. I løpet av 2021 ble HMS-kurset videreutviklet til også å inneholde mer informasjon fra personal, om fravær, ferie, timeføring og mer. Kurset fungerer bra, og det er ønsket inn flere temaer:
- Bruk av Vortex
- Grunnleggende om IT-sikkerhet, personvern og håndtering av informasjon
- Mer "onboarding"-informasjon
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
- Kurset har fått mer innhold, og gjennomføres for alle nyansatte.
Tiltak #11: Opprette og innføre rutiner for kommunikasjonsteam på USIT
Eier: GK
Kort beskrivelse:
Det er etterhvert mange som arbeider med kommunikasjons- og informasjonsaktiviteter på USIT. For å sikre at kommunikasjons- og informasjonsaktiviteter er koordinert både tids- og ressurssmessig, samt kvalitetsmessig og med hensyn til enhetlig avsender, så ønskes det at det blir oppretet et kommunikasjonsteam som til sammen er orinetert om hva som sekjr på hvuset ov hva og hvordan det skal kommuniseres ut.
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
- USIT har et velfungerende kommunikasjonsteam med medlemmer fra alle underavdelingene og seksjonene som har utstrakt brukerkontakt.
Tiltak #12: Utarbeide kommunkasjonsplan for USIT/IT-organisasjonen
Eier: Kim
Kort beskrivelse:
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
USIT har en kommunikasjonsplan
Tiltak #13: Utarbeide PPT med presentasjon av USIT
Eier: GK
Kort beskrivelse:
Utarbeide en PPT som ledelse og andre kan ha med på tur
Forventete resultater
Ved utgangen av 2022:
USIT har en slik ppt