Tenestegruppemøte desember 2014 - samarbeid

Vårt første tenestegruppemøte for Cerebrum på lang tid! Fokus for møtet er samarbeid i tenestegruppa.

Tid og sted: – , KNH, møterom 3420

Agenda

Første tenestegruppemøtet for Cerebrum på lang tid!

Formålet med dette første møtet er å få lufta tankar og innspel rundt tenestegruppa, og diskutere kva vi ønsker å gjere vidare framover.

Agenda:

  1. Tenestegruppemøter: Formål, frekvens og innhald. Kva ønsker folk å få ut av desse møte?
  2. Samarbeid i tenestegruppa: Korleis kan drift og utvikling jobbe saman? Dette tek vi som ein workshop, der vi deler folk i grupper og diskuterer i plenum til slutt.

Problemstillingar

Problemstillingar som er relevante for samarbeid i tenestegruppa:

  1. Tenestegruppa har mange oppgaver, blant anna innan drifting, utvikling og forvaltning. Kva meiner du er tenestegruppa sine oppgaver, og kan du fordele dei på kategoriane:
    • Cerebrum drift sitt ansvar
    • Cerebrum utvikling sitt ansvar
    • Tenestegruppeleiar sitt ansvar
    • Gruppeleiar UAIT (Hans Kristian) sitt ansvar
    • Gruppeleiar KIA (Elisabeth) sitt ansvar
    • Oppgaver vi har idag, men som du meiner ikkje er vårt ansvar
  2. Korleis ville ei ideell tenestegruppe sett ut for deg, om du ser på korleis Cerebrum drift og utvikling skulle jobba?
    • Korleis meiner du drift og utvikling kan samarbeide best mulig?
    • Meir eller mindre samarbeid?
    • Kva meiner du kan ødelegge/motvirke samarbeidet i tenestegruppa?
    • Nokre stikkord: Organisering, fysisk plassering, DevOps, ITIL, rutiner
  3. Kva meiner du skal til for at alle prodsettingar og overleveringar frå utvikling til drift skal gå mest mulig smertefritt?
    • Kva typar prodsettingar/overleveringar har vi?
    • Korleis fungerer prodsettinga/overleveringa i dag?
    • Korleis gjer vi prodsettinga/overleveringa bedre?
    • Formål og samarbeid foran rutiner?
    • Kva må til av samarbeid?

Referat

Oppmøte

jokim, hamar, fhl, xiaoliz, estephaz, tvl. Deltok tidvis: elisabhs og hanskfje.

1. Tenestegruppemøter

Hadde ein diskusjon rundt kva folk har lyst til og ser for seg rundt tenestegruppemøter som dette.

Innspel som kom opp kva møtet kan brukast til:

  • Er ein arena for å få utløp for frustrasjonar og bedre samarbeid.
  • For drift kan det vere ein arena for innsikt og prioriteringar i UAIT sine sprintar. Ikkje at drift skal bestemme, men at tenestegruppa kan komme med innspel.
  • Frekvens: Kan følge sprintane til UAIT, men vi må først finne ut kva vi vil med tenestegruppa.
  • Fleire syns ikkje at tenestegruppa er ei tenestegruppe i dag. To siloar.
  • Det uformelle med XMPP er bra og viktig kommunikasjonskanal, og vi ønsker å fortsette med det. Tenestegruppemøte løyser på langt nær alt.
  • Kom ønske om erfaringsutveksling rundt metodikk, dersom drift kjem opp på noko slikt. UAIT har no erfaring, som KIA kan dra nytte av.
  • Vi kan informere og utveksle idear og tankar rundt nye instansar og anna. At møta vert ein informasjonskanal.
  • Kompetansedeling der det er behov.
  • Drift har også informasjon å kunne komme med, både som er relevant og interessant for utviklarane. Dette vil også kunne bidra til at utviklarane har mulighet til å sjå behova til drift.
  • Litt på sida, men diskuterte manglande informasjon internt i driftsavdelinga til USIT også. KIA er ikkje nødvendigvis så godt informert dei heller om kva som skjer i drift. USIT har behov for meir koordinering, på fleire nivå.
  • Kunne gjort møta meir spennande ved å ha presentasjonar, til dømes presentasjon av sprint-planen, og ny funksjonalitet som utviklarane har laga som er relevant for drift, og drift kan presentere kva som er nytt frå dei.
    Kom kommentar om at Cerebrum drift er invitert til alle sprintane til UAIT, så det er berre å møte opp.
  • Cerebrum er kundeorientert, så kunne vore interessant med innspel frå kundane og tatt det på dette møtet. For eksempel med alle ønska frå Cerebrum-seminaret. Ønsker og behov blant kundane.
  • Fysisk møte er viktig, er bedre å utveksle info og erfaringar enn på e-post og XMPP.
  • Forslag om å arrangere tenestegruppemøtet som Lean Coffee. Kort forklaring: Ingen agenda, men alle kjem med minst eitt tema dei ønsker å ta opp. Etter å ha samla dei opp, så stemmer ein i plenum om kva som skal diskuterast. Det som er mest, diskuterer ein i 7 minutt, så stemmer ein over om ein skal fortsette i 7 minutt til eller ta nytt tema.

Vi kom også innom anna  rundt samarbeid i tenestegruppa:

  • Hospitering er folk positivite til - at ein utviklar tek ei ukevakt, og ein driftar jobber som utviklar i ein sprint hos UAIT. Vil naturlegvis ikkje kunne utfylle kvarandre 100%, men vil kunne gi ein forståelse for arbeidet til den andre gruppa.
  • Kanskje utviklarane kunne deltatt på drift sine statusmøter? For å gje bedre innsikt og samarbeid. Kanskje berre ved behov, eller som open invitasjon?

2. Workshop rundt samarbeid i tenestegruppa

Gruppe 2: Ideelt samarbeid

Korleis ville eit ideelt samarbeid vere i tenestegruppa (med vekt på samarbeidet mellom drift og utvikling)?

Notatar frå gruppa (hamar og tvl):

  • mer innsikt i hverandres verdener og hverdager
  • større oversikt over hva som skjer hos de andre
  • småting som gnager merker utvikling
  • masse småting som kan prioriteres og tas innimellom store ting (drift kan prioritere slike?)
  • hospitering
  • lettere å snakke sammen om man sitter i nærheten (xmpp)
  • devops? sysadmin bruke kanban/sprinter på samme måte som utvikling?
  • veldig gammeldags syn på dev og ops i usit (til og med splittet på organisasjonsnivå)
  • organisering: gjøre tjenestegruppa litt mer operativ? litt mer matrise?
  • uavklart ansvarsområde. er elisabhs med i tjenestegruppa? sysadmin er utleid
  • 100 % til tjenestegruppa som hanskfje eier, og sysadmin får 100 % av inntektene. kan elisabhs instruere tjenestegruppa? hva er joakims ansvar (utover å lage tertialrapport)?
  • mer kontinuerlige leveranser

Plenumsdiskusjon:

  • Forvaltning står ikkje i beskrivelsen til tenestegruppa - er uklart kven dette er, og kva dette er.
  • Brukerreg fins ikkje lenger, og veit ikkje kven som eigentleg eig det. Er no blitt splitta i drift, utvikling og support, så folk veit lite.
  • Ønsker litt meir matrisegruppe og mindre linjebasert. Med erfaringsutveksling.
  • Viktig å få avklart ansvarsområder og alt kva tenestegruppa skal gjere og ikkje.
  • Kom spørsmål om kva ei tenestegruppe eigentleg er. Cerebrum er ein del annleis enn andre tenestegrupper. tvl har erfaring frå meldingstenester, der det var mange som deltok med under 100%, i Cerebrum er det berre folk på 100%. Tenestegrupper er ein intern USIT-ting. Overordna er tenestegruppa ein måte å skape ein matriseorganisasjon utfrå ein silo-organisasjon.
  • Kva skal vi samarbeide om? Må avklarast.

Generelt veit vi for lite, og treng å få avklart ein del for å bedre samarbeidet.

Gruppe 1: Oppgavene til tenestegruppa

Kva er oppgavene til tenestegruppa, og kven er det som har ansvar for desse?

Notatar frå gruppa (fhl, estephaz og xiaoliz): Rakk ikkje å fordele oppgaver, men fekk definert ein del:

  1. Oppgaver
    • Tilby IdM-tjeneste for studenter og ansatte ved ...
      • designe tjeneste
      • utvikle tjeneste
      • kontrakter?
      • lytte til tilbakemeldinger fra
        • brukere
      • drifte tjeneste
        • overvåke
          • logger fra Cerebrum
          • feilmeldinger (epost fra nagios, Cerebrum)
        • aktivt kontrollere tilstand / teste (gjerne etter henvendelse)
        • oppdatere/patch/deploy
      • kommunisere med kunder (info, driftsmld, ...)
      • svare på henvendelser
        • bestilling
        • ikke-formell bestilling (kan dere endre slik?)
        • feilmelding fra kunder
        • suppport for kunder (hvordan gjør jeg, kan jeg, ...)
        • henvendelser fra houston
        • lokal-it
  2. Ikke-oppgaver
    • svare på henvendelser fra sluttbrukere

Plenumsdiskusjon:

  • Nådde ikkje å fordele, tok for lang tid å finne fram til oppgavene til tenestegruppa. Ønska å dele opp i små nok oppgaver så dei kunne fordelast.
  • Kom fram til at dette er noko vi burde gjere meir ordentlig. Bruke god tid på å sjå på alt vi har av oppgaver og fordelinga av dette. Kom fram til masse, men fekk ikkje fullført.
  • Snakka om kontraktene. Ingen av oss har lest desse kontraktene, og det burde vi vel vite om, så vi veit kva vi må gjere og ikkje for partnarane. Tener eller taper Cerebrum på arbeidet for partnerane?

Eventuelt

  • jokim ba alle om å føre CT-timar for Cerebrum, sidan det no skal fakturerast.
  • jokim tipsa om at hanskfje har begynt å bruke "partner" i staden for "kunde". Høyrast bedre ut, sidan det jo ikkje er meininga at vi skal tene pengar på instansane, men utnytte stordriftsfordeler.

Oppsummering

Kva vi har fått ut av dette første tenestegruppemøtet:

  • Vi er positive til å ha tenestegruppemøter framover, og vi veit formålet, men vi må sjå på kva dei skal inneholde.
  • Vi veit for lite om eigne arbeidsoppgaver, kva vi har ansvar for, og kva vi skal og ikkje skal gjere. Dette må på plass for at vi skal kunne bli bedre. Vi treng å arbeide meir med dette.
  • Det er komne mange innspel til korleis vi kan samarbeide bedre. Vi treng å arbeide meir med dette.
Publisert 5. des. 2014 09:56 - Sist endret 10. des. 2014 14:46
Del på e-post