Tilstades
- Joakim Hovlandsvåg (USIT, ref)
Fredrik Larsen (Cerebrum utvikling)Tobias Langhoff (Cerebrum drift)- Dag Løvlie (UiA)
- Hans Erik Conrad Hansen (UiA)
Trond Henry Akerbæk (HiØ)- Lars Øimoen (HiØ)
- Linda Sekkelsten (HiØ)
Robert Haugan (NMH)Karine Justad (NIH)Willy Jensen (NIH)Simon Oliver Olavus (ØFK)- Helge Høynes (UiA)
- Arnfinn Fanghol (UiA)
Sak 1: Nytt sidan sist [informasjon]
Informasjonsrunde frå USIT og partnarane om kva som har skjedd i og rundt Cerebrum i det siste, rundt utviklingsarbeid og driftsaktiviteter. Vi oppfordrer til spørsmål undervegs.
Sjå også referat frå forrige fellesmøte.
Frå USIT:
- UiO:IntArk → BOTT-IntArk → UH-IntArk.
- Jobbast mykje med ny Canvas-integrasjon no. FS-API har siste leveranse om ei veke.
- Bemanninga i Cerebrum, redusert kapasitet.
- Syntetiske data, trengs for anna prosjekt, Preprod, for staging for UHAD-miljøet. Også nødvendig for å teste AD microservice.
- Prosjekt Vidareutvikling av eValg pågår. Ferdig ut året.
- Har utkast til nye databehandleravtaler. Venter på vurdering.
- Ny prismodell kjem, gjeldande frå 1. januar 2019.
Diskusjon
Generelt er det semesterstart, så det er framleis høgt trykk.
Cerebrum stoppa ikkje opp ved semesterstart som det har gjort før, heldigvis (for store filendringar), men det har vore andre feil som har oppstått.
HiØ hadde problem med at brukarar ikkje vart oppretta, først grunna treig AD-synk, deretter ei prodsetting som skapte trøbbel. Folk vart forsinka ved studiestart. Endringar haster meir utover i august, sidan semesteret då er i gang og studentane vert ekstra utolmodige i å ta att tapt tid.
Sak 2: Cerebrum-seminar [informasjon]
Joakim kjem med status på seminaret.
Kan hende det må utsettast til 2019 grunna bemanninga til Cerebrum. Joakim kjem tilbake med meir info.
Sak 3: Tilgang til testmiljø for Cerebrum? [informasjon]
UiA ønsker høyre om muligheter for tilgang til eit Cerebrum-testmiljø, spesielt med testing/utvikling mot CerebrumWS. Helst med syntetiske data (GDPR).
Frå USIT: Ingen muligheter per i dag dessverre, anna enn å sette opp Cerebrum sjølv og fylle med manuelle data. Er på trappene med syntetiske data, men starter veldig i det små - for stagingmiljø for UHAD.
Oppfølging
Tatt til etterretning.
Sak 4: Semesterstart, velkomst-SMS og AD-integrasjon [diskusjon]
UiA ønsker ta opp problemstilling: Ved semesterstart tek det for lang tid å få studentane over til AD. Det betyr at fleire får velkomst-SMS før dei har fått brukarkonto i AD, og ingen e-postkonto. Dette skaper støy hos IT-support, og gir dårleg brukarkoppleving.
UiA sitt løysingsforslag: Den ene dagen i året hvor det blir opprettet 1000-vis av brukere må velkomst SMS utsettes 1-2 døgn for å være sikker på at alt er klart.
Diskusjon
Problemet: Brukarbygginga starta på natta, men vart ikkje ferdig før langt utpå kvelden. Velkomst-SMS vart sendt ut på morgonen, som gjorde at folk satte seg passord med ein gang. Funka i Feide, men ikkje i AD.
To problem:
- Studentar får velkomst-SMS og trur alt er ok. Får logga på i Feide, men ikkje i AD. Skaper støy hos IT-support, og dårleg brukaroppleving.
- Race conditions i oppdateringa av AD gjer at passord frå burkaropprettingssynken og passordsynken kan bli satt i feil rekkefølge, så nytt passord ikkje vert det sist satte.
AD-oppdateringane tek lang tid ved semesterstart. Hos UiA vert det oppretta rundt 200 brukarkontoar i AD i timen, hos HiØ rundt 350 brukarar.
Bør løysast på fleire frontar. Nokre alternativ:
- Ikkje send ut velkomst-SMS når brukarbygginga er forsinka.
- Integrasjonane må køyre i riktig rekkefølge. Passord-setting frå brukarbygginga i konflikt med passord-synken.
- Studieavdelingane bør vurdere sine rutiner, både rundt info til studentane, og når registreringar er på plass i FS.
Ny AD-integrasjon vil truleg ikkje ha samme problema.
Må ha ei løysing til neste semesterstart.
Oppfølging
Joakim tek vidare internt for å finne ei løysing.
Sak 5: Status på RT-saker [diskusjon]
Prøver noko nytt: Samla oversikt over alle RT-saker der instansane er requestor.
Tek med alle saker dette møtet. Dersom dette er ein grei måte å gje partnarane oversikt på, vil neste møte berre innehalde alle opne saker, samt dei som har blitt løyst sidan sist fellesmøte.
Oppdatert: 2018.09.09
Er dette ein grei måte for partnarane å få oversikt på?
Diskusjon
Tok opp enkelte saker.
Generelt positivt til ein slik oversikt, så kan prøve det også i neste møte.
Oppfølging
Joakim purrer i enkeltsaker som har blitt teke opp av UiA og HiØ.
Joakim legg ut oppdatert liste i neste møte, med berre alle opne saker, og saker som er endra sidan sist.
Sak 6: Tid og tema for neste møte [beslutting]
Avtaler tid for neste møte, og evt. tema.
Noko folk ønsker ta opp til då?
Diskusjon
Einige om 7. november 12-14.
Oppfølging
Joakim kaller inn til nytt fellesmøte.
Eventuelt
SMS-historikk
HiØ ønsker meir tydeleg info i historikken om brukar har fått tilsendt SMS eller ikkje. (trait removed og trait new er ikkje intuitivt for alle hos IT-support).
Joakim høyrer med utviklarane.
Brukarbygging
UiA ønsker å automatisere oppretting av ansattbrukere.
Vi har diskutert dette før, men disse to tingene må vi ta en beslutning på:
Navnerom for brukernavn og default epostadresse
Vi ønsker felles navnerom for ansatte og studenter.
Forslag: Utvide til maks 10 tegn, og samtidig droppe ÅÅ i brukernavnet.
Epostadresse: For de med affiliation student: Som nå, dvs brukernavn@student.uia.no<mailto:brukernavn@student.uia.no>
For de med affiliation ANSATT eller TILKNYTTET: fornavn.i.etternavn@uia.no<mailto:fornavn.i.etternavn@uia.no> (som nå for ansatte)
Joakim ser ingen hindringar, anna enn kapasiteten hos USIT.
Lars tipser om utfordringar med PhD-studentar som ikkje har norsk fnr. Får då både dobbel person, men også dobbel brukarkonto og e-postkonto. Erfaring frå Ås. Vart då enklare å heller opprette alle manuelt.
Kan vurdere mulighet for å filtrere, slik at td. berre fast ansatte vert oppretta, mens resten må opprettast manuelt som i dag.
Automatisk varsel av grace
UiA: Er også interessert i andres erfaringer ved automatisk varsling og sperring av brukere.
UiA varsler ikke verken med epost eller SMS når studentene «går i grace»
Jeg sperrer og sletter brukere relativt manuelt, men kjører en del «sanity-sjekker» før sletting.
HiØ og NIH har bestilt behov for varsling, i RT#2260789. La til Dag på RT-saka.
Bruker grace for å unngå at studentane ramler ut av Feide i sommarferien.
HiØ vurderer om det er SMS som er ønskeleg å varsle via, sidan e-post vert sjeldnare lest.
HiØ har bedt om å utvide grace til 90 dagar, som ikkje har blit gjort. Joakim fikser.
Etter møtet
Set av litt tid etter møtet for tekniske og meir snevre tema, for spesielt interesserte.