Innhold
Cerebrum inneheld alle personar frå SAPUiO og FS som skal ha mulighet til å få ein brukarkonto ved UiO. Cerebrum henter også inn mobilnummera til desse personane, der dette er registrert i kjeldesystemet. Så lenge registreringar er på plass, har Cerebrum allereie ein samla oversikt over alle ansatte, og studentar. Cerebrum bruker også USIT si SMS-teneste for utsending av tekstmeldingar til nye studentbrukarar, så vi har det som trengs for varslinga med unntak av eit grensesnitt for dei som skal varsle.
1 Løysingsforslag
Vi lager ei enkel nettside som skal brukast av varslarar. Varslaren kan skrive inn ei valfri tekstmelding og velge kriteria for kva personar som skal få tilsendt varselet, til dømes "alle ansatte under stedkoden 150000 (MatNat)". Nettsida snakker med Cerebrum, som vil finne fram alle personar som oppfyller kriteria og sende ut tekstmelding til kvar enkelt person som er registrert med minst eitt mobilnummer.
Ein vanleg prosess for tenesta kan då vere:
- Varslaren oppdager eller vert informert om ein krisesituasjon. Rutiner seier om, og når, eit varsel skal sendast eller ikkje.
- Varslaren går til tenesta si nettside og logger på. Tenesta sjekker om varslaren er med i gruppa som gir tilgang til å varsle.
- Varslaren får opp eit tekstfelt for å skrive inn ei melding, og fleire valg for å velge kven som skal få varselet. Valga kan peike på om personen er ansatt og/eller student, og også kva stedkode personen må tilhøyre.
- Varslaren trykk på Send, og bekrefter at melding og utplukk er riktig.
- Cerebrum finn fram alle personar som oppfyller kriteria, og sender ut tekstmeldinga til kvar enkelt person sine mobilnummer. Dersom ein person er registrert med fleire mobilnummer, sender vi varselet til alle nummera.
- Varslaren får beskjed om at meldinga er sendt, og kor mange personar som skal ha fått meldinga.
1.1 Tilgang til tenesta
Nettsida vil kreve autentisering, helst via weblogin. I tillegg må brukaren vere med i ei bestemd gruppe som gir tilgang til å kunne sende ut varsel. Denne gruppa må bli moderert av dei som avgjer kven som skal få lov til å sende ut varsel. Modereringa kan utførast gjennom Brukerinfo.
Det bør lagast retningslinjer for kven skal kunne sende ut varsel, og kva krav som må til for at ein kan sende ut varsel, men dette har ingenting å sei for løysinga så lenge det berre vert styrd av ein gruppetilgang. Det beste for tenesta er at dette er så lite komplisert som mulig. Dersom tenesta må implementere kompliserte reglar og utplukk er faren for feil i koden større, i tillegg til å kunne gjere det vanskeleg for brukarar å vite kven som kan bruke tenesta.
1.2 Personutplukk
Kva personar har Cerebrum, og kva informasjon kan brukast i tenesta?
1.2.1 Kjeldesystem
Cerebrum importerer personar frå kjeldesystema:
SAPUiO: Aktive ansatte og tilknytta/assosierte personar. Det er nokre grupper ansatte som ikkje vert importerte, blant anna bilagslønna. Bilagslønna vil gjennom IHR-bilagslønnsprosjektet få auka datakvaliteten, så dei vil i framtida kunne bli med.
Frå SAPUiO importerer vi personar og informasjon, som mobilnummer, to ganger i døgnet.
FS: Alle aktive studentar, privatistar, EVU-studentar, og dei med berre opptak til studieprogram. Studieavdelinga definerer kva studentar som skal ha brukarkonto og som difor skal bli importerte til Cerebrum.
Frå FS importerer vi informasjon, som mobilnummer, ein gang i døgnet.
Manuelle: Lokal IT og USIT har tilgang til å registrere personar manuelt i Cerebrum. Datakvaliteten er for dårleg blant desse personane.
Merk at samme personen kan bli importert frå både SAPUiO og FS, til dømes fordi han/ho er ansatt og studerer samtidig.
1.2.2 Tilknytting til stedkoder
I Cerebrum er personar registrert med tilknyttingar. Kvar tilknytting inneheld informasjon om:
- Kva type tilknytting, til dømes vitskapleg ansatt, teknisk/administrativt ansatt, tilknytta som assosiert person, tilknytta som fagperson eller aktiv student.
- Kva stedkode tilknyttinga høyrer til. Ein person kan til dømes vere registrert på stedkoden 352120 for gruppa UAIT på USIT, eller 150000 for MatNat.
- Kva kjeldesystem tilknyttinga er registrert i, til dømes SAP, FS eller Manuell.
Dette kan brukast som kriterier for å plukke ut riktige personar. Døme på utplukk for varsel:
- Alle ansatte, tilknytta og studentar som er tilknytta stedkoden 500000 - Det medisinske fakultet, inkludert alle stedkodar under 50000.
- Alle ansatte tilknytta stedkoden 151220 - Senter for innovative naturgassprosesser og -produkter.
1.2.3 Tilknytting til bygg og rom
Cerebrum har ingen data om bygg og rom foreløpig, men det har vore nemnd om Cerebrum skal importere data from Xpand, frå FDVU-prosjektet, då det allereie er kommunikasjon med dette systemet. Her er ingenting avklard endå, så vi vil ikkje kunne ha noko støtte for å vite kva bygg/rom personar er registrert til.
1.3 Utfordringar
Utfordringar vi i første omgang kan sjå med løysinga:
Oppetid: Cerebrum drift har i dag berre ansvar for oppetid i normal arbeidstid for Cerebrum. Eit slikt varslingssystem vil kreve oppetid døgnet rundt, noko som vil kreve endringar i driftsopplegget.
Driftsovervåking: Tenester som brukast sjeldan står i fare for å vere i ustand eller inneholde feil når det virkelig gjeld. Ved normal driftsovervåking vert dei fleste feil oppdaga når systemet brukast. Denne tenesta har høgare krav til ei slik overvåking, samtidig som det (forhåpentlegvis) brukast sjelda, og er noko som må takast opp og må inn i driftsrutinene for USIT.
Kven skal kunne sende ut varsel? Tilgangen styrast med ei gruppe, så for systemet har ikkje dette noko å sei, men nokon må få tilgang til å moderere denne gruppa, og gruppa må oppdaterast fortløpande så den til all tid inneheld dei riktige personane.
Datakvalitet: Kan vi stole på at informasjonen stemmer? Er alle personar registrert på riktig stedkode, og mangler Cerebrum nokre tilknyttingar for personar. Kan vi også stole på at mobilnummera er riktige og oppdaterte? I dag vert mobilnummer registrert av personen sjølv gjennom HR-portalen og Studentweb, men kan vi stole på at personane går aktivt inn og oppdaterer nummera sine?
Dersom Cerebrum mangler tilknyttingar til stedkodar for personar, eller ikkje har riktig mobilnummer, er faren at ein del person ikkje får varselet.
Studentar sine mobilnummer brukast aktivt til utsendingar av informasjon frå Studieavdelinga, i tillegg til å brukast av Cerebrum for å informere om brukarkontoar og nytt passord. Sidan nummera vert aktivt bruk, er det gjerne større sannsynlighet for at dei også vert fortløpande oppdatert av studentane sjølve. Studieavdelinga anser registeret over norske mobilnummer for å ha god datakvalitet, medan utanlandske mobilnummer har noko lågare kvalitet.
TODO: Skal vi for personar som ikkje er registrert med mobilnummer, heller sende dei ein e-post dersom dei har dette registrert hos seg? Dei fleste personar som har ein brukarkonto har også ei e-postadresse.
2 SMS-løysinga
Cerebrum bruker SMS-drift si løysing for utsending av SMS. Løysinga brukast i dag til å varsle nye studentar om sin brukarkonto, og også til å gje studentbrukarar nytt passord når dei har gløymd sitt gamle. SMS-løysinga brukast også av FS for å sende ut fellesmeldingar til mange studentar på samme tid, i tillegg til USIT sitt interne varslingssystem.
SMS-løysinga kan også brukast til å sende SMS til utanlandske mobilnummer. Kostnadane ved utsendingar registrerast hos USIT, som fakturerer riktig instans.
For meir informasjon om SMS-løysinga sjå nettsidene til USITs SMS-tjeneste.
Avsendaren av tekstmeldinger settast per i dag til UIO. Dette kan endrast av SMS-drift.
3 Datagrunnlag
TODO: Informasjon frå Cerebrum per i dag XX. august 2013:
3.1 Tilknyttingar
Antal personar med tilknytting frå SAPUiO:
Sortert på tilknyttingar:
- ANSATT:
- ANSATT/vitenskapelig:
- ANSATT/tekadm:
- TILKNYTTET:
- TILKNYTTET/assosiert_person:
- TILKNYTTET/gjest:
Antal personar med tilknytting frå FS:
Sorter på tilknyttingar:
- STUDENT:
- STUDENT/aktiv:
- TILKNYTTET/fagperson:
3.2 Mobilnummer
Antal personar med minst eitt mobilnummer registrert på seg:
Antal personar frå SAPUiO med minst eitt mobilnummer:
Antal personar frå FS med minst eitt mobilnummer:
Totalt antal registrerte mobilnummer:
Registrerte mobilnummer med ugyldige teikn:
Totalt antal mobilnummer frå SAPUiO:
Sortert på type mobilnummer (privat, jobb, synlig på nett):
Totalt antal mobilnummer frå FS:
Sortert på type mobilnummer (privat, jobb, synlig på nett):
TODO: meir info som er greit å vite om?