Sidegjøremål og presentasjon på nett

1   Agenda

Møte etter ønske frå Trond Ryd. Ønsket er å få data om sidegjøremål automatisk ut frå SAPUiO og publisert på nett. Tanken er å utvide eksisterande synk frå Cerebrum for å gjere dette.

Agenda for møtet er å finne ut om dette er mulig, og om det er mulig å få det gjort ut på hausten.

2   Bakgrunn

Bakgrunnen er at det for nokre år sidan vart beslutta at sidegjøremål skulle digitaliserast, og styrevedtak for halvanna år sidan beslutta at det også skal publiserast. Jobbast for tida med å legge dette inn i SAPUiO, frå tidlegare eksisterande applikasjon (Roberth).

Publiseringa har allereie vore gjort for Jus som pilot, som har gjort ved med kommunikasjon med eksisterande sidegjøremåls-app. Ønskeleg å gjere det litt som Jus, men også mulighet for å søke opp personar, og få oversikt over sidegjøremåla til personen. Difor ser vi på no korleis dette kan gjerast best. Jus gjer det manuelt, men det er ønskeleg å gjere det automatisk.

3   Drøfting om mulig løysing

Tenkt flyt: Data frå SAPUiO til Cerebrum, gjennom eksisterande overføring, og deretter frå Cerebrum og ut på nett, på ein eller annan praktisk måte for Cerebrum og Vortex.

Nokre data må unntakast frå offentlighet. Har ved publisering også endra rutinene noko ved registrering. Dette tek SAPUiO seg av, så dei vil ikkje sende ut informasjon om sidegjøremål som er unntatt frå offentlighet.

Even har ansvar for publiseringa, jokim har ansvar for Cerebrum og rayomnm har ansvar for SAPUiO-sida.

Vart vist Jus sitt døme, som er a jour per 13. mai 2013. Virker som det settast i gagn manuelt. Er ein enkel tabell med oversikt over kvart gjeremål.

Vart vist SAP-applikasjonen, som vist av "Skai"(?).

Hyppigheten for Jus var originalt kvart semester, men har auka dette til annakvar månad. Er ikkje diskutert noko krav til hyppighet, så det treng vi ikkje tenke så mykje på.

Er i dag rundt 2000 transaksjonar (i semesteret?), og ca 90% er offentleggjort.

Alle gjeremål som ikkje er offentleggjort skal filtrerast vekk ved eksport frå SAPUiO. I tillegg må ledar ha satt status "Godkjent" før publisering.

Det viktigaste i første omgang er å få ut fakultetsvise lister over sidegjøremål, men vert også ønskeleg å få det med i personpresentasjonen etterkvart. Vi kan forvente at det vert bedt om å inkluderast i personpresentasjonar.

Første publisering ferdig til 1. oktober? jokim er skeptisk. Er ikkje absolutt krav, men sterkt ønskeleg. OPA er klar over at vi trekker på dei samme ressursane.

Raymon ser for seg å utvide eksisterande eksport.

Lengd på tekstfeltet er ubegrensa, men kan vere behov for å sette ei begrensing dersom det er ønskeleg for Cerebrum. Cerebrum må komme tilbake med ei makslengd.

Må bli enige med webgruppa om koding og formatering av informasjonen.

Er enklast for webgruppa å bruke LDAP, sidan det er det vi allereie har. Kan naturlegvis bruke andre måtar, som webservice.

Har ei begrensing i LDAP på maks 250 personar. Dette må vi sjå på om vi får endra, det er ikkje teknisk begrensing, berre ei avgjersle. Dette må gjerast for å kunne lage samlelister.

Dersom det er behov for å kunne søke på andre felt, til dømes arbeidsart og arbeidsgivar, i LDAP. Ingen med LDAP-kompetanse var på møtet, men attributtane må vel i så fall indekserast i LDAP, og er usikker på om det er eit problem.

jokim: Ta opp begrensinga på 250 resultat i LDAP, med espegro og felton! Kva er ståa her, og er det mulig? Faren er å publisere ansattlister for UiO, men det gjerast i praksis allereie for nettsidene.

jokim: Høyr om lengd i LDAP med hbf/mathiasm, og om indeksering er mulig, eller korleis det fungerer med søk.

Merk at det ikkje er avgjort å publisere på personpresentasjonar, det er berre listingar som er avgjort, men er uproblematisk og har ingenting å sei for Cerebrum sidan informasjone uansett er knytta til personar.

Jus vert nok pilot i denne runden også, då dei har allereie vaska dataen sin, medan dei andre fakulteta har ikkje det. Er difor ikkje så mange gjeremål i SAPUiO endå.

Frist: 1. oktober! Dvs. vi må ha uttrekket publisert før det!