Innhold
1 Tilbakemeldingar
Må sende e-post ved "nedgradering" og når vidaresending til alumni vert aktivert. Sende til alle e-postadresser, både vanleg, vidaresending og alumni.
- Kan evt. også sende e-post når alumni-vidaresendinga vert avslått.
Skal ein når ein slutter som ansatt få aktivert alumni-tilknyttinga si automatisk? Eller må ein aktiv gå inn og aktivere ny vidaresending? Kan hende ein ikkje veit kva ein registrerte.
Skal berrre skje når det berre er alumni-aff igjen. Dette inkludert manuelle tilknyttingar.
Hvis du har ein eksisterande forward, kva skal vi gjere med den?
Vi fjerner den, men har kanskje lovpålagt krav om å ta vare på historikken for vidaresending.
Sjekk om change-log lagrer registrerte e-postvidaresendingar.
Må oppdatere nettsidene med ein tekst/advarsel om at denne adressa ikkje vil bli brukt før du ikkje lenger er aktiv på UiO.
Skal dette gjerast i samanheng med avvikling av e-postkontoen?
- Ja, når du har ein aktiv brukarkonto på UiO, er det den vi bruker. Vi gjer då ikkje noko med vidaresendinga før vi nedgraderer brukarkontoen.
- Du blir ikkje alumni før etter ei stund etter at du har slutta med studiene. Dette kan då også vere ei gulrot for å enklare nedgradere brukarkontoar.
"Nedgradering" var ikkje eit bra navn for.
Før vi aktiverer for alumni i Feide må vi sende dei ein e-post.
- Nokon må gå gjennom alle systema, og sjekke om det er ok med alumni. Klynga er til dømes ikkje bra at alumni får tilgang.
- Kven kan gå gjennom systema? Tydelegvis Bård og Espen Grøndahl.
Må lage ein god beskrivelsane av overgangane som skal skje, på ein mindre teknisk måte slik at bl.a. AF kan lese det.
2 Introduksjon og motivasjon
Den nye alumniløysinga ved UiO er innbakt i UiO-Cerebrum, og fører då til at vanlege UiO-brukarar også vil kunne vere alumnibrukarar, med samme brukarnamn og passord. I alumniløysinga skal brukarane kunne registrere si eiga e-postadresse som kontaktinformasjon - som oftast vil denne kunne tilhøyre domener utanfor UiO. Både for å gje alumnibrukarane eit gode av å benytte tenesta, og for å gjere det enklare å kontakte alumnibrukarane, er det ønskeleg å kunne tilby vidaresending av e-post som sendast til UiO-brukaren sine e-postadresser til e-postadressa som er registrert som kontaktadresse for alumnibrukaren, så lenge alumnibrukaren er aktiv. Personar tilknytta UiO har gjerne brukt e-postadressene sine hos UiO som kontaktinformasjon, til dømes i faglege publiseringar, og ønsker då å kunne beholde dette kontaktpunktet.
Merk at det er ikkje endå avklart at Studieavdelinga ønsker vidaresending av e-post til alumnibrukarar på denne måten, då dei veit ikkje konsekvensane eller kostnadane ved dette. Dette dokumentet er meint å vere eit løysingsforslag for det Cerebrum-tekniske for korleis vi kan tilby vidaresending for alumnibrukarane, og målet er å gje interessentane av dokumentet nok informasjon til å kunne vurdere konsekvensar, omfang og eit omtrentleg kostnadoverslag av at UiO skal tilby alumnibrukarar vidaresending av e-postar.
3 Bakgrunnsinformasjon
Litt teknisk bakgrunnsinformasjon som spesifikasjonen er avhengig av.
3.1 Registrering av e-postinformasjon i Cerebrum
I Cerebrum registrerast e-postinformasjon for kvar brukarkonto i eit eige objekt, kalla EmailTarget. Denne har all e-postrelatert informasjon knytta til seg, deriblant EmailForward.
Brukarkontoar vert registrert med eit EmailTarget straks dei får eit e-postrelatert spread, til dømes IMAP@uio og exchange_acc@uio. E-postadresser vert generert automatisk basert på blant anna brukarnamn og kva stedkodar brukaren er tilknytta.
Når ein brukarkonto mister sitt e-postrelaterte spread, eller vert avvikla, vil ikkje brukaren sitt EmailTarget bli sletta. I staden for får objektet satt sin targetType til deleted, men beheld resten av informasjonen. Informasjonen beholdast for å blant anna kunne gje tilbake e-postkontoen til brukaren om personen kjem tilbake til UiO, samt for å kunne tilby vidaresending av e-postar om brukaren sitt EmailTarget er registrert med dette.
Brukarar har EmailTarget sjølv om kontoen ligg i cyrus (IMAP) eller Exchange, men noko av informasjonen er forskjellig. For løysingsforslaget sin del er ingenting av denne informasjonen relevant. TODO: jsama må bekrefte/avkrefte dette.
Eitt unntak frå denne måten å registrere e-postinformasjon på i Cerebrum, er brukarkontoar som ikkje skal ha ein e-postkonto, men berre ha ei vidarendingsadresse. Slike adresser kan registrerast som ContactInfo, på samme måte som mobilnummer, telefonnummer, fax og nettside-URL. Driftsbrukarar er typisk slike brukarar, då dei skal ikkje ha sin eigen e-postkonto, men all e-post skal vidaresendast til personen sin primærbrukar.
Oppsummert har vi det som er relevant for løysingsforslaget:
- Brukarkontoar har EmailTarget, som i dag ikkje slettast når brukaren avviklast.
- EmailTarget til avvikla brukarar får targetType: deleted.
- EmailTarget kan inneholde vidaresendingsadresser som e-post skal vidaresendast til.
- Det kan vere relevant at brukarar er registrert med ContactInfo.
3.2 Informasjon for MX
Cerebrum oppdaterer UiO sin MX ved å populere LDAP sitt mail-tre regelmessig, basert på alt av registrerte EmailTarget. Kvart objekt i LDAP har ulike attributtar som set kva MX-en skal gjere med innkommande e-post, til dømes om det skal vidaresendast, kva spam-filtrering som skal utførast, og kva e-postadresser som er knytta til kva objekt/brukar.
Nokre dømer:
Kvart EmailTarget er registrert med ein targetType, til dømes har vanlege brukarar:
targetType: user
medan brukarar som er blitt avvikla (er ekspirerte eller mangler e-postspread i Cerebrum) har:
targetType: deleted
Vidaresendingar er registrert med minst eitt attributt av typen:
forwardDestination: EMAILADDRESS
Denne informasjonen er den samme, sjølv om e-postkontoen eksisterer i cyrus (IMAP) eller i det nye Exchange 2013-miljøet, sidan MX forblir den samme i nytt miljø. Det einaste som skiller ein cyrus-konto frå ein Exchange-konto i LDAP er attributtet IMAPserver, som fortel MX kva server e-postinformasjonen skal sendast vidare til for vidare behandling.
Dette fortel oss at vi kan støtte vidaresending for alumnibrukarar utan at dei treng ein Exchange-konto.
4 Løysingsforslag
TODO: Trengs å bearbeidast.
Ei av utfordringane ved å støtte vidaresending for alumnibrukarar er kontekstbyttet. Brukaren er ein alumnibrukar, men kan samtidig også vere ein vanleg UiO-brukar. Om ein person set opp vidaresending for alumnibrukaren sin påvirker det også e-post som er relatert til konteksten "UiO-brukaren", sidan det er snakk om samme brukarkonto. Løysingsforslaget må ta hensyn til at alumnibrukaren kan samtidig også vere ein vanleg brukarkonto som brukast for både arbeid og studier.
Løysingsforslaget:
Vi oppretter eit nytt spread for å fortelle at brukaren skal eksporterast til MX. Til dømes alumni@mail.
TODO: Dette trengs ikkje for andre årsaker enn for å gjere det synleg i bofh om ein brukare er i alumni, så dette trengs ikkje akkurat no.
E-postadresser som vert registrerte gjennom alumniløysinga må registrerast i ContactInfo av typen e-postadresse og med alumniløysinga som kjeldesystem. Dette vil gjere at brukarar utan e-postkonto vil få vidaresendt til denne adressa, slik som driftsbrukarane.
Vi må sjå til at LDAP-eksporten også tek hensyn til at manuelle e-postadresser som kontaktinfo har forrang over alumniløysinga, då desse har blitt registrert gjennom den vanlege UiO-løysinga. Alumniadressa vil ikkje bli tatt i bruk så lenge ei manuell adresse er registrert, men vi må utvide med å etterkvart slette slik informasjon for brukarar som har vore avvikla over ein gitt periode.
Ved avvikling av UiO-brukaren kan vi ikkje lenger sette expire_date. Vi kan fjerne alle spread, heimeområde og anna, men dersom personen er registrert i alumniløysinga må vi beholde alumni-spread og EmailTarget.
TODO: EmailTarget skal ved avvikling endrast til å legge inn den alumniregistrerte e-postadressa som vidaresendingsadresse. På den måten vil brukaren kunne beholde alle e-postadressene sine. Eventuelle andre vidaresendingsadresser fjernast ikkje.
Ved gjenoppretting av ein brukar må ein:
- EmailTarget må få fjerna alle(?) vidaresendingsadresser. TODO: Kva konsekvenser vil dette gje?
- TODO: Kva anna?
TODO: Må tenke gjennom alle situasjonar der alumnibrukaren kan komme tilbake for å jobbe eller studere, altså oppgraderingar og nedgraderingar!