Eksport til Cristin

1   Generelt

Cristin er et nasjonalt system for rapportering av forskningsdokumentasjon. De har publisert et dokument som beskriver import av institusjonsdata med en tilhørende XSD.

Følgende overføres:

• Data om enheter
• Data om personer
  • Ansatte
  • Emeriti
  • Eksterne stipendiater
  • ...
• Data om tilknytningen mellom personer og enheter
  • Ansettelser/stillinger
  • Gjesteroller

Det produseres en fullstendig dump av våre institusjonsdata én gang i døgnet som deretter overføres til Cristin.

Filen er strukturert slik:

• Beskrivelse
• Institusjon
• Organisasjon
  • Liste med organisasjonsenhetene
• Personer
  • Liste med personer
    • Liste med ansettelser/stillinger
    • Liste med gjesteroller

2   Dokument

Hele dokumentet er pakket inn i elementet fridaImport.

Eksempel:

<fridaImport>
  <beskrivelse>...</beskrivelse>
  <institusjon>...</institusjon>
  <organisasjon>...</organisasjon>
  <personer>...</personer>
</fridaImport>

3   Beskrivelse

Følgende elementer plasseres i elementet beskrivelse:

• kilde: Inneholder UIO
• dato: Inneholder dato og klokkeslett idet filen ble produsert, f.eks. 2017-08-22 01:20:21
• mottager: Inneholder UiO-FRIDA

Eksempel:

<beskrivelse>
  <kilde>UIO</kilde>
  <dato>2017-08-22 01:20:21</dato>
  <mottager>UiO-FRIDA</mottager>
</beskrivelse>

4   Institusjon

Brukes til å beskrive basisinformasjon om UiO.

Følgende elementer plasseres i institusjon:

• institusjonsnr: Inneholder 185 for UiO
• navnBokmal: Inneholder Universitetet i Oslo
• navnEngelsk: Inneholder University of Oslo
• akronym: Inneholder UiO
• NSDKode: Inneholder 1110 for UiO

Følgende elementer er ikke obligatoriske og brukes ikke ved UiO:

• lokalFridaURL: URL til lokal informasjon om Cristin
• lokalFridaEpost: E-postadresse til lokal brukerstøtte

Eksempel:

<institusjon>
  <institusjonsnr>185</institusjonsnr>
  <navnBokmal>Universitetet i Oslo</navnBokmal>
  <navnEngelsk>University of Oslo</navnEngelsk>
  <akronym>UiO</akronym>
  <NSDKode>1110</NSDKode>
</institusjon>

5   Organisasjon

Elementet organisasjon beskriver institusjonens organisasjonsstruktur. Rotenheten skal ha seg selv som forelder.

Som datagrunnlag brukes en XML-fil fra SAPUiO, heretter kalt SAP2BAS. For at en enhet i SAP2BAS skal komme med i Cristin-eksporten, må den ha:

• Bruksområde Tillatt Organisasjon
• Stedkode
• Langnavn

For hver enhet sender vi om mulig med følgende elementer:

• institusjonsnr: 185 for UiO
• avdnr: Utledes fra stedkoden og tilsvarer fakultetsnummer
• undavdnr: Utledes fra stedkoden og tilsvarer instituttnummer
• gruppenr: Utledes fra stedkoden og tilsvarer avdelingsnummer
• institusjonsnrUnder: 185 for UiO
• avdnrUnder: Utledes fra foreldreenhetens stedkode og tilsvarer fakultetsnummer
• undavdnrUnder: Utledes fra foreldreenhetens stedkode og tilsvarer instituttnummer
• gruppenrUnder: Utledes fra foreldreenhetens stedkode og tilsvarer avdelingsnummer
• datoAktivFra: Hentes fra Startdato i SAP2BAS. Tom om ikke satt. Format YYYY-MM-DD
• datoAktivTil: Hentes fra Sluttdato i SAP2BAS. Tom om ikke satt. Er i praksis alltid 9999-12-31 for alle enheter som kommer med. Format YYYY-MM-DD
• navnBokmal: Hentes fra Navn/Navn120 i SAP2BAS der Sprak er NB eller NO
• navnEngelsk: Hentes fra Navn/Navn120 i SAP2BAS der Sprak er EN
• akronym: Hentes fra Navn/Akronym i SAP2BAS der Sprak er NO, NB, NN eller EN. Bruker første tilgjengelige.
• postadresse: Sammensetning av Gateadresse og Adressetillegg i SAP2BAS. Bruker første tilgjengelige av Besøksadresse og Postadresse.
• postnrOgPoststed: Sammensetning av Postnummer og Poststed. Bruker første tilgjengelige av Besøksadresse og Postadresse.
• land: Hentes fra Landkode (f.eks. NO) i SAP2BAS. Bruker første tilgjengelige av Besøksadresse og Postadresse.
• telefonnr: Hentes fra Kommunikasjon/Telefon1 eller 2 i SAP2BAS. Bruker nummer med høyest prioritet.
• telefaxnr: Hentes fra Kommunikasjon/Telefax i SAP2BAS. Bruker nummer med høyest prioritet.
• epost: Hentes fra Kommunikasjon/E-post adresse i SAP2BAS.
• URLBokmal: Hentes fra Kommunikasjon/URLBokmal i SAP2BAS.

Følgende ikke-obligatoriske elementer sendes ikke med:

• NSDKode: Enhetens NSD-kode
• enhetErstattesAv: Brukes når en enhet har blitt erstattet av en annen. Peker til ny enhet.

Eksempel:

  <organisasjon>
    <enhet>
      <institusjonsnr>185</institusjonsnr>
      <avdnr>15</avdnr>
      <undavdnr>0</undavdnr>
      <gruppenr>0</gruppenr>
      <institusjonsnrUnder>185</institusjonsnrUnder>
      <avdnrUnder>90</avdnrUnder>
      <undavdnrUnder>0</undavdnrUnder>
      <gruppenrUnder>0</gruppenrUnder>
      <datoAktivFra>1900-01-01</datoAktivFra>
      <datoAktivTil>9999-12-31</datoAktivTil>
      <navnBokmal>Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet</navnBokmal>
      <navnEngelsk>Faculty of Mathematics and Natural Sciences</navnEngelsk>
      <akronym>MATNAT</akronym>
      <postadresse>Sem S<E6>lands vei 24

Fysikkbygningen</postadresse>
      <postnrOgPoststed>0371 OSLO</postnrOgPoststed>
      <land>NO</land>
      <telefonnr>22855200</telefonnr>
      <telefaxnr>22856339</telefaxnr>
      <URLBokmal>http://www.matnat.uio.no/</URLBokmal>
    </enhet>
    <!-- Og så videre for hver enhet -->
  </organisasjon>

6   Personer

Elementet personer beskriver personer tilknyttet organisasjonen. Elementet person inneholder biografiske data en person, samt en liste med ansettelser/stillinger og gjestetilknytninger.

• Kun de som oppfyller gitte kriterier vil bli eksportert fra SAP. Det er 2 forskjellige scenarioer som lar en person bli eksportert:

  1. Personen oppfyller punkt 1. - 4.

  2. Personen oppfyller punkt 1. - 2. og har gitt sitt samtykke til å bli eksportert.

     1. Har en aktiv ansettelse/stilling (hovedstilling eller bistilling) i SAP. En ansettelse/stilling er aktiv 14 dager før startdato registrert i SAP, og 3 dager etter sluttdato.
     2. Har fødselsnummer i SAP.
     3. Er vitenskapelig ansatt.
     4. Stillingen er ikke timelønna (MG 4 og MUG 4).

På hvert personelement setter vi følgende attributter:

• fnr: Fødselsnummer, 11 siffer

• reservert: Settes til J eller N avhengig av hvorvidt personen er reservert mot visning i offentlige kataloger.

  For ansatte eller gjester fra SAP brukes reservasjonsflagget fra SAP2BAS.

  Se Reservasjon mot publisering i offentlige kataloger.

I hver person plasseres følgende elementer:

• etternavn: Etternavn fra SAP2BAS.
• fornavn: Fornavn fra SAP2BAS.
• brukernavn: Primærkonto i Cerebrum. Tomt hvis personen ikke har brukerkonto.
• telefonnr: Arbeidstelefon med høyest prioritet fra SAP2BAS.
• telefaxnr: Faks arbeid eller Telefaks midlertidig arbeidssted fra SAP2BAS.
• epost: Primær e-postadresse for personens primærkonto i Cerebrum. Tomt hvis ingen primærkonto.
• URL: URLBokmal fra SAP2BAS. I praksis alltid tomt.
• personligTittel: Tittel fra SAP2BAS.
• ansettelser: Se lenger ned.
• gjester: Se lenger ned.

Følgende elementer brukes ikke:

• fnrErstatter: Tidligere fødselsnummer
• adresseinfo: Adresseopplysninger

Eksempel:

<person reservert="N" fnr="12345678902">
  <etternavn>Nordmann</etternavn>
  <fornavn>Kari</fornavn>
  <brukernavn>karinord</brukernavn>
  <epost>kari.nordmann@admin.uio.no</epost>
  <telefonnr>23075000</telefonnr>
  <personligTittel>Professor</personligTittel>
  <ansettelser>
    <!-- Ansettelser -->
  </ansettelser>
  <gjester>
    <!-- Gjesteroller -->
  </gjester>
</person>

<person reservert="N" fnr="12345678902">
  <!-- Personinformasjon -->
  <ansettelser>
    <ansettelse>
      <institusjonsnr>185</institusjonsnr>
      <avdnr>53</avdnr>
      <undavdnr>18</undavdnr>
      <gruppenr>13</gruppenr>
      <stillingskode>1013</stillingskode>
      <datoTil>9999-12-31</datoTil>
      <stillingsbetegnelse>Professor</stillingsbetegnelse>
      <datoFra>2016-07-01</datoFra>
      <stillingsandel>100.0</stillingsandel>
    </ansettelse>
  </ansettelser>
</person>

<person reservert="N" fnr="12345678901">
  <!-- Personinformasjon -->
  <gjester>
    <gjest>
      <institusjonsnr>185</institusjonsnr>
      <avdnr>28</avdnr>
      <undavdnr>8</undavdnr>
      <gruppenr>2</gruppenr>
      <datoFra>2017-05-31</datoFra>
      <gjestebetegnelse>EMERITUS</gjestebetegnelse>
      <datoTil>2020-05-31</datoTil>
    </gjest>
  </gjester>
</person>