Innhold
1 Integrasjonsflyt mellom Cerebrum og Ephorte
Roller i ePhorte blir avledet av ansettelsesinformasjon fra SAP. Denne informasjonen blir innhentet av Cerebrum, og behandlet, før roller opprettes i ePhorte. Følgelig vil administrasjon av spesialtilfeller som krever manuell behandling, måtte blir utført i Cerebrum. Resten av dette dokumentet beskriver hvordan dette gjøres gjennom administrasjonsverktøyet BOFH.
Dokumentet Ofte stilte spørsmål om ePhorte beskriver på hvilke tidspunkter roller og tilgangskoder automatisk legges til personer i Cerebrum, og når de synkroniseres til ePhorte.
2 Brukergrensesnitt gjennom BOFH
Kommandolinje-klienten BOFH brukes for å administrere roller og tilgangskoder i ePhorte. Hvordan man starter BOFH, og generell bruk av BOFH er beskrevet i BOFH sin brukerveiledning.
2.1 Roller
2.1.1 Tilegne rolle til person
Kommandoen ephorte add_role kan brukes for å gi en rolle til en person.
Rollen er knyttet mot en organisatorisk enhet, en arkivdel og en journalenhet.
Følgelig kan man legge til saksbehandler-rollen på en person,
Eksempelvis kan vi legge til arkivar-rollen AR1 på personen med brukernavn jsama, for stedkode 150000, der rollen skal gjelde for UiOs saksarkiv, i UiOs journal:
ephorte add_role jsama AR2 150000 "SAK UIO" J-UIO
2.1.2 Fjerne rolle fra person
Til tider er det ønskelig å fjerne roller fra personer. Da kan kommandoen ephorte remove_role benyttes.
Vi kan fjerne rollen vi la til i forrige eksempel:
ephorte remove_role jsama AR2 150000 "SAK UIO" J-UIO
2.1.3 Velge standardrolle for en person
I noen tilfeller ønsker man å overstyre en persons standardrolle, i de tilfellene der det eksempelvis er arkivar-rollen som er mest brukt.
I følgende eksempel ser vi en liste over rollene til en person:
Rolle Adm enhet Arkivdel Journalenhet Standardrolle AR2 352120 (UAIT) SAK UIO J-UIO F SB 352120 (UAIT) SAK UIO J-UIO T
Personen har både saksbehandler- og arkivar-roller, ved samme sted. Personen bruker oftest rollen som arkivar, så for å gjøre personens hverdag lettere, kjører vi kommandoen:
ephorte set_standard_role jsama AR1 352120 "SAK UIO" J-UIO
Følgelig endrer standardrolle seg:
Rolle Adm enhet Arkivdel Journalenhet Standardrolle AR2 352120 (UAIT) SAK UIO J-UIO T SB 352120 (UAIT) SAK UIO J-UIO F
2.1.4 Vise en persons roller
Hvis man vil se hvilke roller en person har, så kan man kjøre kommandoen ephorte list_roles <brukernavn>. Eksempelvis:
bofh> ephorte list_roles jsama Rolle Adm enhet Arkivdel Journalenhet Standardrolle AR2 352120 (UAIT) SAK UIO J-UIO T SB 352120 (UAIT) SAK UIO J-UIO F
2.2 Tilgangskoder
2.2.1 Tilegne tilgangskode til person
Hvis vi ønsker å tildele en tilgangskode til en person, kan vi kjøre kommandoen ephorte add_perm.
I følgende eksempel legger vi tilgangskoden UA (Under arbeid) til personen jsama for stedkoden 352120:
bofh>ephorte add_perm jsama UA 352120 OK, added 'tilgang' UA for jsama. Also added 'tilgang' AR
2.2.2 Fjerne tilgangskode fra person
Hvis en person ikke skal inneha en tilgangskode lenger, kan den fjernes med kommandoen ephorte remove_perm.
Her fjerner vi tilgangskoden vi la til i forrige eksempel:
bofh>ephorte remove_perm jsama UA 352120 OK, removed 'tilgang' UA for jsama. Also removed 'tilgang' AR
2.2.3 Vise en persons tilgangskoder
For å vise en persons tilgangskoder, kan man kjøre kommandoen ephorte list_perms <brukernavn.
Eksempel på kjøring og returinformasjon:
bofh>ephorte list_perm jsama Tilgang Adm.enhet Tildelt av Sluttdato AR 999999 (Ephorte, egne saker) bootstrap_account UA 999999 (Ephorte, egne saker) bootstrap_account 2009-03-17
Her ser vi at personen har tilgang til saker som har statusen «Under arbeid», innenfor den administrative enheten «Ephorte, egne saker». Vi får og informasjon om hvem som tildelte tilgangskodene (i dette tilfellet er de tildelt automatisk), og når de eventuelt utløper.
2.2.4 Sjekke om en person har «spredningsbevilgning» til ePhorte
For å ta rede på om en person har «spredningsbevilgning» til ePhorte, kan følgende kommando kjøres:
bofh>person info jsama Name: Jo Sama [from Cached] Entity-id: «…» Birth: «…» Spreads: LDAP_person, UA@uio, ePhorte_person Affiliations: ANSATT/tekadm@352120 (UAIT) [from SAP] Names: Jo Sama [from Override] External id: «…» [from SAP] External id: «…» [from FS] bofh>
I eksempelet over, ser man at personen har «spredningsbevilgningen» ePhorte_person, personen har følgelig roller i ePhorte, og skal bli vedlikeholdt i ePhorte.
2.2.5 Sjekke om en organisatorisk enhet har «spredningsbevilgning» til ePhorte
Hvis man ønsker å sjekke om en organisatorisk enhet (OU) er delegerbar i ePhorte, kan man kjøre følgende kommando:
bofh>ou info 352120 Stedkode: 352120 Entity ID: 2927657 Name (nb): (UAIT) Gruppe for utvikling av administrative IT-tjenester Name (en): (UAIT) Development of Administrative IT Services Group Quarantines: <none> Spreads: ORG_OU, ePhorte_ou, publishable_ou Address: (SAP) POST: Postboks 1059 Blindern, 0316 Oslo Address: (SAP) STREET: Gaustadalleen 23 A, Kristen Nygaards hus, 0373 Oslo Email domain: affiliation <any> @usit.uio.no Email domain: affiliation MANUELL @extern.uio.no bofh>
Vi kan her se at den organisatoriske enheten 352120 har «spredningsbevilgningen» ePhorte_ou.