Prosjektgruppemøte, 2.6.2021

Planlegging av opplæring

Tid og sted: – , Zoom

Agenda

  1. Referat fra møtet med innføringsprosjektene ved UiB og NTNU
  2. Kort referat fra møtet med Prog4Biz, BOTT-ØL/IPAS og UiB/NTNU om integrasjoner (Linn orienterer. Se også nedenfor her.)
  3. Sak 1: Opplegg for, og ønsker til, videre opplæring i bruken av BookitLab
    • Case 1: Sette opp en kjernefasilitet fra grunnen av med mulighet for leie av utstyr, bestilling av tjenester, (oblig.) behov for opplæring, etc.?
    • Case 2: "Booke" en lab/et instrument for en tidsperiode
    • Brukere: Nivåer/Tilganger
    • Prissetting og fakturering
  4. Sak 2: Møteplan/Aksjonspunkter fram mot sommeren
  5. Sak 3: Eventuelt

Referat

Tilstede: 

  • Egil Bakken, Forskningsseksjonen, MatNat
  • Eirik Rønningstad Olsen, Økonomiseksjonen, HF
  • Geir Nilsen, Økonomiseksjonen, HF
  • Hartmut Kutzke, Kulturhistorisk museum
  • Jarl Andreas Anmarkrud, Naturhistorisk museum
  • Johannes Landskron, Norsk Senter for Molekylærmedisin, Medisin
  • Joseph Mark Robertson, Institutt for klinisk medisin, Medisin
  • Linda Hofstad Haugen, Institutt for biovitenskap, MatNat
  • Linn Alexandra Tysland, IPAS (Integrasjonsplattform, arkitektur og sikkerhet)
  • Thor Axel Thorsen, Institutt for geofag, MatNat
  • Wenche Brynildsen, Økonomiseksjonen, MatNat
  • Naoe Tatara (USIT)
  • Alexandra Gade

Aksjonspunkter:

  Aksjonspunkter Ansvarlig Utfører Frist
1 Egil tar kontakt med NTNU og hører hvordan de har organisert sine "cores" innenfor rammen av BookitLab, dvs. hva (kjernefasilitet, leiested, utstyr, instrument) ligger til/under en "core"? EB EB

Spørsmål om dette sendt NTNU 2.6.

Se e-postutvekslingen nedenfor under Beslutninger/veivalg.
2 Linda, Hartmut og Johannes forbereder ett "case" hver vi kan be Prog4Biz gå gjennom som del av opplæringsløpet. LHH, HK, JL LHH, HK, JL

Så snart som mulig.

Lastes opp på gruppas Teams-område.
3 Høre med UiB og NTNU hvilken overhead de legger på leie. JE JE  
4 Sjekke om det finnes leiesteder knyttet direkte til sentre WB WB  
5 Kalle inn til ukentlige prosjektgruppemøter fram til sommeren JE JE Gjort

Integrasjoner

Det arbeides med følgende integrasjoner. UiB er primus motor i arbeidet og tester og "kopler" utviklerne i IPAS-prosjektet og Prog4Biz.

  • Dataflyt 1 (K1): Hente prosjektinformasjon fra Unit4 ERP når det opprettes et nytt prosjekt i BookitLab. 
  • Dataflyt 2 (K2): Oppdatering av masterdata for BookitLab-prosjekter etter endringer på prosjektdata i Unit4 ERP. 
  • Dataflyt 3 (K3): Oppdatering av masterdata knyttet til organisasjonsenheter (org. units) i BookitLab etter endring i OrgReg. 
  • Dataflyt 4 (K4): Sende hovedboktransaksjoner fra BookitLab til Unit4 ERP som en del av internfaktureringsprosessen. 
  • Dataflyt 5 (K5): Sende respons på dataoverføring tilbake til BookitLab som en del av internfaktureringsprossessen.

Den foreløpige tidsplanen for integrasjonsforløpet ligger her som en PowerPoint-presentasjon.

Beslutninger/veivalg:

  Spørsmål til NTNU (Børge Godhavn) Svar
1

Vi har akkurat hatt et prosjektmøte hvor vi forbereder grunnen for at Ilya kan gå igjennom implementeringen av et par reelle case/fasiliteter som eksisterer på UiO. I den sammenheng kom det opp et par spørsmål som jeg tenkte det kunne være nyttig å få din kommentar på:

Slik jeg har forstått strukturen for "cores" og "instruments" i Bookitlab, så er hierarkiet slik: department -> core -> instrument. Det jeg nå lurer på er hvordan det er hensiktsmessig å organisere/navngi "cores" og tilnærmet like "instruments"; der instrumentene enten tilhører en lab med mange instrumenter som skal leies ut - eller en lab der det aktuelle instrumentet er det eneste som skal leies ut. La meg gi deg et eksempel:

1) Goldschmidt er en nasjonal infrastruktur/lab på Institutt for geofag som inkluderer mange instrumenter - blant annet en SEM. Alle instrumentene skal leies ut.
2) På Kjemisk institutt finnes det en SEM som skal leies ut. Denne SEM'en er eneste instrument som skal leies ut for den aktuelle lab'en.

For (1) over virker det for meg naturlig at Goldschmidt er "core" og at SEM'en der legges inn som et av mange instrumenter som tilhører denne "core'en."
Men så blir jeg usikker på SEM'en i (2) - den må jo ligge inne som et instrument for å kunne bookes og faktureres - men hva skal vi kalle "core'en" den skal tilhøre.


Så spørsmålene mine er:
a) Har dere et hensiktsmessig navnsettingssystem for "cores" og eventuelt også for "instruments" slik at navnene enkelt identifiserer tilhørighet og type instrumenter; f. eks. IG_Goldschmidt for Goldschmidt "core'en" på Institutt for geofag og KI_xxx for "core'en" på Kjemisk institutt - eventuelt MN_IG_Goldschmidt og MN_KI_xxx for også å indikere tilhørigheten til fakultet? 
b) Hva bør x'ene i eventuelt KI_xxx erstattes med; har dere et system for navnsetting av "cores" der det ikke er opplagte hevdnavn (som det jo er for Goldschmidt)?     
c) Har dere også et hensiktsmessig navnsettingssystem for beslektede instrumenter - som for SEM'ene i (1) og (2) over.

Jeg tenker at det er lurt for brukerne at universitetene har lignende navnsetting/organisering - slik at brukerne kan kjenne seg igjen i strukturen når de booker utstyr fra UiB, NTNU og UiO. 
 

I Bookitlab er det slik at alle instrumenter som registreres under samme core må tilhøre samme koststed/ksted.

Hvor du legger instrumentet avgjør altså hvor inntektene havner. Jeg vil tro at 1) og 2) tilhører ulike ksted, og da må du legge instrumentene i ulike cores. Som navneregel for cores bruker vi trebokstavsforkortelsen til instituttet - engelsk navn på core/leiested. Eksemplevis "IGP - Mineral Processing Laboratory". Navnestandard for instrumenter er produsent - modell - funksjon – kallenavn (bruk de som er relevante). Eksempelvis «Zeiss 880 Airyscan Confocal Microscope». Navnet på instrumentet må være unikt for hele universitetet. For flere like instrumenter på samme core har du to valg, enten registrerer du ett og legger inn at du har en beholdning på for eksempel 5, eller så legger du inn alle 5 og nummerer de i navnet.
2    
3    
Publisert 1. juni 2021 16:03 - Sist endret 1. sep. 2021 12:32
Del på e-post