Prosjektgruppemøte, 11.3.2022

Agenda

1. Status oppdatering
   • Diskusjon om arbeidsflyten, roller og ansvar (Sak 1 på 2. mar)
   • Fristilt koststed og arbeidspakker (Sak 5 på 2. mar), kort rapport fra møte med UiB og NTNU
   • Vedvarende feil på datatransfer mellom Stage og Unit4 utviklingsmiljø
2. Opprettelse av eksterne org unit og prosjekt for eksterne kunder 
3. Høydepunkt fra BOT Brukerforum møte
4. Nytt fra enhetene
5. Eventuelt

Referat

Tilstede: 

• Jarle Ebeling, USIT
• Egil Bakken, Forskningsseksjonen, MatNat
• Hartmut Kutzke, Kulturhistorisk museum
• Linda Hofstad Haugen, Institutt for biovitenskap, MatNat
• Naoe Tatara, USIT
• Thor Axel Thorsen, Institutt for geofag, MatNat
• Wenche Brynildsen, Økonomiseksjonen, MatNat
• Johan Hjemås, Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring (ØVA)
• Tom Visnes, Kulturhistorisk museum
• Krastina Georgieva-Ilkova, Økonomiseksjonen, MatNat
• Ivana Vujic-Pavicevic, MatNat
• Tina Cecilia Isabelle Hodee, MatNat
• Michael T. N. Møller, Forskningsadministrasjonen, Medisin
• Xian Hu, NCMM, Medisin
• Laura Rodriguez de la Ballina, IMB, Medisin

Diskusjonspunkter

Sak 1

• Ang. fristiltkoststed og arbeidspakke: enkelte av oss vil ha dette i bak hodet til å se om hvordan disse kan påvirke arbeidsomfang når det gjelder bruk av BookitLab.
• Årsaken av feilen ble funnet (utgått API-nøkkelen) og det skal løses snarest. 

Sak 2

Dette har fortsatt mye som er uklart, men vi vil sette opp en separat opplærings sesjon når det er mer klart.

Sak 3

• Deltakerne lærte om "Agent" funksjonen som registrerer start/slutt av bruk av et instrument. Dette høres veldig nyttig ut og vi vil sette opp opplærings sesjon av (nok) NTNU.
• Vi på UiO må møtes i forkant av BOT Brukerformumøte til å diskutere om ønskelisten internt så at vi kan si ifra hvilke ønskene bør prioriteres fra UiOs synspunkt.

Sak 4

• Ved MN-fakultet er flere leiesteder i ferd med å bruke BookitLab eller å snakke med Linda/Egil for vurdering.
• Ved Med-fakultet, har de hatt utfordring til å få igangsatt et prosjekt å få et leiested på Klinmed opp i BookitLab, fordi de på økonomisiden har vært veldig opptatt av andre oppgaver. Det er også påpekt at NCMM ikke har fått tildelt ressurs av prosjektøkonomene og dermed har hatt problem med å legge inn prosjekter. Foreløpig er det kun kostnadsfri instrumenter som er lagt inn i BookitLab, så det hastes ikke. Likevel ønsker NCMM klare instrukser ovenfra slik at økonomene på NCMM får beskjed om at dette de må hjelpe med. Michael skal ta en avklaring med prodekan for forskning ang. spørsmålet om allokering av ressurser fra fakultetet til instituttene i og med at MN har avsatt ressurser.
• Ved KHM, jobber de på økonomi foreløpig med leiesteds/tjenestemodell før de kan sette opp instrumenter, tjenester, osv. innen BookitLab. De prøver med stage miljø fortsatt. 

Sak 5

• Informasjonsflyt og samarbeid videre

  • Når nye leiesteder kommer til å bruke BookitLab, er det ønskelig at prosjektøkonomene på fakultetet kan kontaktes slik at de kan finne riktige person og involvere fra en tidlig fase.

  • I prinsipp bør prosjektøkonom bør opprette sine prosjekter i BookitLab. Men hvert fakultet må komme med sitt forslag om hvordan dette bør gjøres. 

  • Vi trenger flere ressursperson for hvert fakultet på ulike roller. Da kan vi kjøre Q&A sesjoner og erfaringsutveksling for både ulike roller/tema på tvers av fakulteter og for innen fakultet.

• Linda opplevde at "Subscriptions" forsvant. Årsaken er ikke kjent. Dette medførte at alle bookingene kostet som andre brukere og at brukere oppnådde budsjettgrensa. Det må meldes til P4B samt spørres i BOT Brukerforum. 

Aksjonspunkter