Tilstades
- Gina Kristine Berg
- Joakim Hovlandsvåg (ref)
- Brede Tarald Fannemel Trollsås
Sak 1: Demo av eValg3 [informasjon]
Joakim viser kort fram kva som er utvikla til no i eValg3. Applikasjonen, ikkje skisser.
Diskusjon
Valg av midlertidige ansatte til Universitetsstyret skal skje før 1. juli, truleg i mai. Planlegger det i februar. Bruker vi ny løysing då?
Det er ønskeleg med ei ROS-analyse med perspektiv frå valadmin. Use cases. Td. nøkkelgenerering, som virker riktig, men kan fort skape utfordringar. Prosjektet skal ha møte med valadministratorar.
Forslag om disclaimer på at "jeg har lest valgreglementet" for valadministratorar.
Diskusjon
- Joakim tek tilbakemeldingane med tilbake til utviklarane.
- Joakim tek opp problemstillingar i gjennomgang med valadministratorar, td. utfordringar med handtering av nøkkel.
- Joakim inviterer AP til å teste løysinga og gå gjennom tekst og anna, mot slutten av utviklinga, før prodsetting.
Sak 2: Ansvarsfordeling og kontaktpunkt for valadministratorar [diskusjon]
Vi bør vere einige om USIT og AP sitt ansvar rundt valg, og utfrå det definere utgangspunkt for korleis velgarar og valadministratorar kan treffe riktig kontaktpunkt hos USIT og AP. Samtidig må vi unngå overbelasting av Sentralt Valsekretariat.
Løysingsforslag er definert i Mottak av eValg3 [DOCX].
Diskusjon
Generelt er dette forslag frå prosjektet. AP, som prosesseigar, må beslutte det som går på prosess.
Ansvarsfordelinga må gjerast i samarbeid med fakulteta/institutta. Viktig å tydeleggjere kven som har ansvar for kva, til dømes fakulteta sine kontaktpunkt.
Forslaget er eigentleg ikkje noko nytt, men er truleg berre ei formalisering av dagens praksis. AP får ikkje henvendingar om slikt i alle fall.
Generelt positive til forslaget om kontaktpunkt, med mindre justeringar.
Oppfølging
- Joakim lager forslag til kontaktveileder for valadministratorar og sender til Gina. Gina tek det vidare internt derfrå.
Sak 3: Oversikt over lokale valadministratorar [diskusjon]
Vi treng ein oppdatert oversikt over kven som er valadministratorar, for å:
- Kunne informere om prodsettinga av ny løysing og relaterte endringar → e-postliste
- Vite kven som skal ha tilgang til å opprette val i ny løysing → tilgangsgruppe
Kan sentralt valsekretariat forvalte denne oversikten? Vi treng evt. rutiner for korleis enhetar må henvende seg for å få tilgang?
Oversikt over kven som har administrert val [XLSX] i det siste, i dagens løysing.
To alternativ for administrasjon, med kvar sine fordeler og ulemper:
- AP legg til personar i gruppa etter henvending frå lokale valsekretariat.
- Lokale valsekretariat modererer sine eigne grupper, som er medlem av AP si gruppe.
Oversikten bør ryddast i regelmessig.
Diskusjon
Virker prinsipielt riktig at AP som prosesseigar forvalter tilgangane, men dette vert då nye rutiner for AP, og må løftast.
Diskuterte mange alternativ til korleis det kan gjerast. Delegere autorisasjonen til fakulteta, eller la Houston ta det. Eller berre gje alle ansatte tilgang? Dette er opp til AP.
Bør vaske lista over dei som har tilgangar i dagens eValg, før vi gir dei tilgang i den nye? Det er gjerne ikkje så farleg at litt for mange har tilgang til å publisere valg?
Oppfølging
- Gina løfter dette til Irene, både kva som er riktig tilgangsstyring, og kven som skal gjere det (AP/fakulteta/USIT?). Kjem tilbake til Joakim, som kan ordne oppsettet for gruppe og e-postlista valg-info@admin.uio.no.
Sak 4: Plan for opplæring [diskusjon]
Nye eValg3 er heilt annleis enn dagens løysing, men er samtidig mykje meir brukarvenleg. Treng valadministratorar opplæring i ny løysing? Vi treng ein plan for dette.
Forslag: Vi evaluerer behovet for opplæring i løpet av pilotperioden. Både USIT og AP bør deltek i piloteringa. AP avgjer i etterkant behovet for opplæring, og evt. om USIT skal bistå i dette. Fokus for opplæringa vil mest sannsynleg gå på det valfaglege, då vi forventer tenesten som relativt enkel i bruk.
Innhaldet i opplæringa må AP vurdere, men prosjektet ser for seg at ein treng god tid til gjennomgang av valreglementet, prinsipp og kva som er viktig rundt val. Gjennomgang av den tekniske løysinga kan gjerast som ein times workshop, der alle får oppretta og avslutta eit val.
Diskusjon
Treng vi opplæring i valg, eller berre eValg? Vi bør kanskje ikkje slå dei to tinga saman.
Forhåpentlegvis har vi ikkje behov for opplæring. Ny løysing vert meir brukarvenleg. Det er meir usikkert rundt det valfaglege, men dette er truleg ivareteke lokalt i dag. Det er likevel ei lita bekymring - om valadmin ikkje kan det valfaglege hjelper det ikkje med ei intuitiv teknisk løysing.
Kanskje ei online brukarveiledning er eit godt nok alternativ.
Oppfølging
- Joakim spør valgadministratorane under gjennomgangen av ny løysing, på om dei trur dei treng noko opplæring i løysinga eller det valfaglege, og om dei treng noko online brukarveiledning. Så USIT og AP kan vurdere behovet.
- Joakim inviterer med Gina på møta i pilotperioden, som vurderer om og kven frå AP som bør delta.
Sak 5: Plan for prodsetting [diskusjon]
USIT og AP treng å bli einige om korleis vi set løysinga i produksjon, både for å samkøyre ressursar, og for å betrygge Sentralt Valstyre om ein trygg overgang til ny løysing.
Forslag er beskreve i Plan for prodsetting av eValg3.
Diskusjon
Virka greit. Gina har mykje anna å følge opp, så vurderer møtedeltaking under utviklinga fortløpande.
Oppfølging
Teke til etterretning.
Sak 6: Gjennomgang av presentasjon for Sentralt Valstyre [diskusjon]
Det er møte med Sentralt Valstyre i uke 43, der eValg3 er fokuset på agendaen. Vi går gjennom utkast frå Joakim.
Utkast: Valstyre-presentasjon [ODP].
Diskusjon
Utkast til presentasjon virka grei. Viktig å sette kontekst, då heile Sentralt Valstyre er nytt.
Set av totalt 40 minuttar til presentasjon av eValg3, med spørsmål og diskusjon på slutten.
Oppfølging
- Joakim sender Gina ny presentasjon når den nærmer seg klar.
Eventuelt
Gina er invitert med på ROS av dagens eValg-løysing neste veke, som representant for prosesseigar, og for å få meir innsikt i den delen av valprosessen.