Tilstades
- Gina Kristina Berg (Sentralt Valsekretariat, Avdeling for Personalstøtte)
- Mona Bratlie (MatNat)
- Inger-Lise Simonsen (MatNat)
- Astrid Holø (Medisin)
- Åsgeir Seland (MatNat/Geo)
- Marie Steenstrup (UV)
- Håkon Salomonsen Møller (USIT)
- Joakim Hovlandsvåg (USIT, ref)
- Asbjørn Brovold Gabrielsen (HF/IKOS)
Oppsummering
USIT presenterte prosjektet og gjekk gjennom ny det som er utvikla av ny løysing, på evalg-test01.uio.no.
Valadmin virka stort sett fornøgd med ny løysing, men ytra enkelte bekymringar. Prosjektet fekk mange gode tilbakemeldingar, på både mindre og større justeringar.
- At manntalslister er redusert frå fullt namn til berre person-identifikator virker ok for valadmin.
- Å måtte eksportere rekneark til eit enklare format virker ok, så lenge valadmin får ei god rettleiing.
- Opplæring frå sentralt hold virker ikkje nødvendig. Det er viktigare med god og rask support, både for teknisk og valteknisk.
- Valadmin ytra bekymring ved tap av valnøkkel. USIT og AP må sjå på ein enklare plan B.
- Utsetting av valfrist for ei velgargruppe i ei valgruppe vart problematisert, med tanke på opptellinga. USIT må sjå på korleis løyse dette.
Det vart også tipsa om å bruke nettskjema for å få inn forslag til kandidatar.
Manntal
Prosjektet bad om tilbakemelding på om det er ok å fjerne personopplysingar frå manntalslistene. Praktisk konsekvens er at valadmin ikkje lenger får lista ut namn i manntalslister, berre brukarnamn eller fødselsdato.
Tilbakemeldinga frå valadmin er at dette virker ok. Filtrering og sjekk av manntalslister gjerast primært i reknearket før import til eValg.
Prosjektet bad også om tilbakemelding på om vi kan få valadmin til å eksportere reknearket til eit enklare format, til dømes CSV eller tekstfil. Dette sidan å lese eit komplisert excel-ark krever meir utvikling, på bekosting av anna funksjonalitet. Ulempa er at valadmin må gjennom eitt steg til.
Tilbakemeldinga på workshop er at dette virker greit, så lenge valadmin får ein god og konkret rettleiar for å gjere det, med skjermskot. Eksisterande dokumentasjon må utvidast.
Bistand
Prosjektet bad om innspel på kva bistand valadmin ønsker seg med ny løysing. Spesielt sidan USIT ikkje kjem til å bistå i valmøter lenger.
Tilbakemeldinga frå valadmin er at kursing ikkje virker nødvendig, men det er fint med eit sandkassemiljø for å bli kjend med heile prosessen. Teknisk løysing virker enkel å bruke. Opplæring gjerast lokalt, så eit sentralt opplegg virker unødvendig. Det bør likevel vere mulig å ringe nokon, og få svar raskt, spesielt i løpet av opptellingsmøter.
Nøkkelhandtering
I ny løysing er valadmin sjølv ansvarleg for å hente ut og oppbevare nøkkelen for å låse opp valet ved opptelling. Konsekvensen av å miste nøkkelen er at du ikkje får tald opp valet. Det er tenkt at nokon under universitetsdirektøren har mulighet for å låse opp, som plan B.
Valadmin ytra bekymring for å ta vare på valnøklar lokalt, spesielt konsekvensen ved tap av nøkkel. USIT og AP må sjå på ei enklare rutine ved tap av valnøkkel.
Utsatt opptelling
Valadmin stilde spørsmål om kva ein gjer med opptelling og valnøkkel om ein av velgargruppene må ha utsatt frist. Må ein utsette opptellinga til alle vala er avslutta, eller kan ein telle opp kvart val uavhengig av dei andre? Ein har jo berre ei nøkkelfil.
Det er usikkert kor kritisk det er å måtte utsette opptelling av alle velgergruppene.
USIT og AP må sjå vidare på korleis løyse dette.