Tilstades
- Gina Kristine Berg
- Joakim Hovlandsvåg (ref)
Sak 1: Plan for pilot [diskusjon]
Bli einige om plan for gjennomføring og evaluering. I kva grad ønsker AP å delta?
Forslag: Utkast til Plan for pilot.
Diskusjon
Joakim informerte om at ein utviklar har slutta, men at det er usikker om det har konsekvenser for prosjektet.
Irene Sandlie informerer om eValg3 under fakultetsdirektørmøte og dekanmøte 21. august og 28. august. Må få fram konsekvensane, spesielt at fakulteta vert meir på eiga hand. Gina lager saksnotat, som Joakim kan sjå over. Bør før det ha klart:
- Tidspunkt og kven som er med i piloten.
- Tidspunkt for prodsetting.
- Forvaltinga - sjå sak 4 og 5.
Diskuterte plan for pilot. Punkt som kom fram:
- AP ønsker vere tett på. Gina inviterast med på alle møta med valstyra.
- Må ha ein plan B ved krise, til dømes å raskt kunne telle opp med gamal løysing.
- Bør revidere sidene Arrangere valg. Treng blant anna kontaktrettleiar. Joakim lager skyggekopi av sidene, og diskuterer på e-post, med CC til Bård.
- Joakim kjem tilbake med ønskeleg tidspunkt for evalueringsmøte med Gina og Bård, og valstyremøte. Avhenger av tidspunkt for pilotvala, men truleg oktober/november.
- Rapport for valstyret: Joakim starter på utkast. Planen er å sende rapporten tll sentralt valstyre før eit valstyremøte, og ha besluttingssak med teknisk diskusjon. Innhald: Maks 2 sider, inkludert anbefaling.
- Vi informerer sluttbrukarane med nett-nyhet på for-ansatte-sidene kort tid før prodsetting.
- Flytting av gamal evalg-løysing: Usikkert om fakulteta treng info, men valg-info@admin må informerast. Sluttbrukarane treng ikkje melding frå oss om dette, valstyra vil ta dette, men valg.uio.no må informere om gamal teneste.
- I gjennomføringa hos valstyret: Avslutte opptellingsmøtet med ei evaluering rundt bordet, så dei kan sei frå.
- Pilotkandidatar: Jus har val av dekanat til hausten, ved Eirik Haakstad. SV har også val av dekanat, ved Aud Jorun Sandal. UV har truleg også instituttlederval.
- Bør spørre valstyra raskt - helst i dag.
Oppfølging
- Joakim tek kontakt med valstyra, primært Jus.
- Gina ber om at Joakim får skrivetilgang til sidene under Arrangere valg, for å lage skyggekopiar.
- Joakim starter på utkast til rapport for Sentralt Valstyre, og diskuterer på e-post.
- Joakim kjem tilbake med passande tidsrom for evaluering, rapportering og møte med Sentralt Valstyre, etter at pilotvala er avklarde.
Sak 2: Rutine ved tap av valnøkkel [diskusjon]
Valadministratorar ytra bekymring for tap av valnøkkel, og ønsker difor ein enkel plan B for å sikre mot at valet går tapt. USIT har forslag til rutine for å handtere dette, og ønsker bli einige med AP om samarbeid om denne.
Utkast til rutine ved tap av valnøkkel. Sjå også forslag i Spørsmål og svar.
Diskusjon
Rutine virka ok, men Gina ønsker gå gjennom rutina i praksis før bruk. Vert klar etter sommarferien.
Oppfølging
Joakim melder frå når løysinga er klar for å gjennomgås i praksis.
Sak 3: Status på utviklinga [informasjon]
Joakim går kjapt gjennom det som er utvikla i løysinga til no, så AP er oppdatert.
Sjå evalg-test01.uio.no.
Diskusjon
Nådde ikkje dette.
Sak 4: Ansvarsfordeling rundt val [diskusjon]
USIT ønsker avklaring på ansvarsfordelinga av valprosessen på UiO, sidan dette påvirker mottaksapparat og kontaktpunkt for ny løysing.
Forslag: Mottak av eValg3 [DOCX], samt ny kontaktveileder for eValg3, med ansvarsfordelinga:
- Kvart valstyre er ansvarleg for sitt val.
- Kvart fakultet har sitt lokale kontaktpunkt for valfaglege henvendingar på sitt fakultet. Foreslår lik e-postadresse per fakultet.
- Sentralt Valsekretariat er øverste kontaktpunkt for valfaglege henvendingar.
- USIT er kontaktpunkt for tekniske henvendingar.
Korleis sikrer vi at alle fakultet har eigne valansvarlege, før eValg3 går i produksjon? USIT ønsker unngå forvirring blant valadministratorar når nye eValg3 tek over.
Diskusjon
Dette er ok for AP, er berre ei konkretisering av slik det er i dag. Saker bør takast i førstelinja først.
Å sikre at fakultetet har valansvarleg: Gina informerer i saka til fakultetsdirektør og dekanmøta i august, slik at fakulteta vert påminna om dette ansvaret. Bør også minne fakulteta om dette før vi går i produksjon.
Oppfølging
Joakim ser over Arrangere valg for å gjere plasseringa tydelegare.
Sak 5: Forvalting av valadministratorar [diskusjon]
Tidlegare foreslått i møte om oversikt over valadministratorar (2018, sak 3) - korleis forvalter vi kven som er valadministratorar på UiO.
Forslag: Forvalting av valadministratorar. Det gjeld moderering av gruppa valgadministratorer, og e-postlista valg-info@admin.uio.no. Det praktiske vert i hovudsak gjort av fakulteta, så det forventast lite behov for arbeid frå AP.
Gruppe og e-postliste er oppretta og tatt i bruk. Fakultetsgrupper gjenstår.
Kan USIT overlevere dette til AP no?
Diskusjon
Dette er ok for AP. Forvaltinga er overlevert til AP straks dei siste tilbakemeldingane er retta.
Oppfølging
Joakim endrer kontaktrettleiaren til "kontakt ditt lokale fakultet/institutt" i staden for ei felles e-postkontaktpunkt.
Gina vurderer om dei vil ha eige punkt i kontaktreeleiaren for kor klagesaker skal gå.
Joakim set opp grupper per fakultet, og legg til moderatorar.