Tilstede fra USIT:
- Julie Barkenæs, seksjonssjef (Seksjon for administrative IT-tjenester)
- Helge Falkenberg-Arell, seksjonssjef (Webseksjonen)
- Jasmina Hodzic (Seksjon for administrative IT-tjenester)
- Joakim Hovlandsvåg, tjenestegruppeleder Cerebrum (Seksjon for administrative IT-tjenester)
- Fredrik Larsen, Cerebrum-utvikler (Seksjon for administrative IT-tjenester)
- Monica Stamnes, studieadministrativ forvalter, kontaktpunkt for STA (Seksjon for administrative IT-tjenester)
Tilstede fra STA:
- Are Bye-Andersen, rådgiver, alumnuskoordinator sentralt (Seksjon for studieadministrative tjenester)
- Hege Pettersen, seksjonssjef (Seksjon for studieadministrative tjenester)
Referent: Monica Stamnes.
Bakgrunn
Are beskrev noe av historikken rundt alumnusløsningen på UiO og hvilke behov UiO har ift. en alumnusløsning:
- Nåværende løsning (Mira) ble innkjøpt i 2005. Kontrakten med Mira løper ut året. Denne løsningen er ikke integrert mot UiOs øvrige systemer.
- 80-90% av UiOs alumni bor i Oslo-regionen, det er et mål å opprettholde kontakten med dem:
- holde dem oppdatert på forskning mm innenfor UiOs miljø
- tilby EVU-kurs
- få dem tilbake til campus bl.a. vha. invitasjoner til arrangementer
- STA ønsker en basis-løsning for alumnus som evt. kan bygges videre på senere. Krav/ønsker for en slik løsning:
- STA (og evt. andre enheter) skal kunne definere fag-/interesseområder som alumniene kan melde interesse for
- Registreringen av nye alumnier bør være enkel, ikke trenge å legge inn mye informasjon selv (mye av informasjonen bør hentes fra kildesystemene)
- Brukerne skal kunne oppdatere kontaktinfo enkelt (skal kunne gjøres selv, og de bør oppfordres til det)
- Brukerne må kunne registrere ekstra informasjon om seg selv:
- Ansettelsessted
- Stillingstittel
- Interesseområder
- Informasjon om utdanningsbakgrunnen til alumniene bør være tilgjengelig i systemet (hentes fra FS)
- STA (og andre) skal kunne stile faglige arrangementer og EVU-kurs mot alumniene basert på utdanning, nåværende registrerte tilsettelse, og registrerte interesseområder
Se også spesifikasjonen for mere informasjon om krav/ønsker til systemet.
Det er uavklart om løsningen skal gjelde for ansatt-alumni også, dette bør vurderes. Jasmina skal sende Monica et dokument med innspill rundt dette (ca. 2 år gammelt).
Gjennomgang av spesifikasjonen
Jasmina gjennomgikk spesifikasjonen og forslag til implementasjon. Denne har vært nevnt for juridisk rådgiver, men en juridisk vurdering må kjøres for en evt. implementasjon kan tas i bruk.
Prosjektet eies av Strategisk koordineringsgruppe.
Man bør ha i tankene mulighet for å koble mot upersonlige kalendere i en ny kalenderløsning.
Arbeidet videre
Are og Monica skal være kontaktpunkter i dette arbeidet for hhv STA og USIT, og Helge skal være kontaktpunkt mot Webseksjonen. Vi forsøker å avholde et nytt møte om en ukes tid for å gjennomgå spesifikasjonen og utarbeide en mere detaljert plan med oppgaver og frister for disse.
Fra STA blir Are hoveddeltakeren, men det kan være aktuelt å trekke inn ressurser fra FS-gruppen og web (nettsider for studenter) etter hvert.
Det må avklares ressursbruk ift. Webseksjonen ifm grensesnitt og bruk av Nettskjema.
Dersom STA ønsker et spesifikt domene for løsningen, må det avklares med KA.
Løsningen må dokumenteres under tjenester/IT (på UiOs nettsider).
Monica oppretter en e-postliste for prosjektet.