1. Prosjektmandat
Dette er ei meir detaljert utgreiing av prosjektmandat for eValg 3.0.
Prosjektet har grovt sett to målgrupper: Veljarar og valadministratorar. Ved behov for prioritering kjem veljarane foran valadministratorar, då det er største brukargruppa av tenesta.
Effektmål:
- Løysinga skal bli enklare å ta i bruk av veljarar.
- Løysinga skal bli enklare å bruke av valadministratorar.
- Mindre belasting på dei som drifter og forvalter løysinga. Målt i registrert arbeidstid før og etter prosjektet.
Resultatmål og leveranser:
- Veljarar og valadministratorar skal få eit brukargrensesnitt som er universelt utforma, følger UiO sin profil, og som kan brukast på andre typar enheter.
- Valadministratorar og lokale valstyrer skal enkelt kunne utføre dei vanlegaste prosessane utan behov for involvering frå driftarar/utviklarar. Dette inkluderer å bestille, sette opp, endre, starte og avslutte eit vanleg val, og administrere manntal.
- Valadministratorar skal kunne telle opp val utan behov for involvering av administratorar. Opptellinga skal flyttast inn i web-applikasjonen.
- Løysinga skal ha støtte for sjølvbetening for valadministratorar, ved å kunne delegere forvaltinga av roller for tilgang til val.
- Løysinga skal ha ein webservice for innlesing av manntal, med tilhøyrande dokumentasjon for å ta i bruk.
- Prosjektet skal beskrive korleis det er ønskeleg å drifte og forvalte løysinga i etterkant, for å nærme seg DevOps og "Cloud ready".
Rammer:
- Den gamle løysinga er blitt vurdert som for utdatert, så prosjektet spesifiserer opp ei ny løysing.
- Løysinga skal vere av fri programvare (FLOSS) for å gjere den så etterprøvbar som det er mogeleg.
- Prosjektet skal vere pilotprosjekt for å bruke sjekkliste for gjennomføring av utviklingsaktiviteter, som er eit tiltak for realisering av USIT sin strategi, (Eksempel på mal for en applikasjon (nettskjema).
- Vidareutviklinga skal styrast mot «Cloud ready», i tråd med USIT sin strategi. Kva dette betyr må konkretiserast i dialog med IT-drift.
- Brukarar involverast gjennom brukarundersøkingar av ny løysing.
- Utviklingsarbeidet organiseres med smidig metodikk i INT. Prosjektet bestiller utviklingsleveranser ved å beskrive utviklingsbehov som brukerhistorier. Prosjektet skal i sine bestillingar til INT spesifisere kva som må og bør utviklast, då det truleg vil vere meir bestillingar enn det er avsatt ressursar for.
2. Prosjektets avhengigheter
- INT for utviklingsarbeid
- UX, for interaksjonsdesign, brukarundersøkingar og evaluering
- Konsulentbistand, for grafisk profil
- AP, for godkjenning
- IT-sikkerhet og juristar, for godkjenning
- IT-drift, ved GAP, for evt. overtaking av produktet for prodsetting
3. Interessenter/målgrupper
Viktige interessenter:
- Seksjonen INT, ved Hans Kristian Fjeld
- Sentralt valstyre og Avdeling for personalstøtte, ved Trond Ryd
- SKAIT
- Gruppe for brukeropplevelse (UX), ved Tomm Eriksen
Sjå Interessentanalysen for fleire, og strategi for oppfølging.
4. Prosjektorganisering
- Prosjekteigar: Hans Kristian Fjeld, seksjonsleder INT
- Prosjektleiar: Joakim Hovlandsvåg
- Styringsgruppe: Tomm Eriksen, Trond Ryd, Trond Amundsen
- Referansegruppe: Ingen
- Prosjektdeltakarar:
- Prosjektgruppe: Robert Bauck Hamar, Jonas Braathen, Torkild Kjevik, Fredrik Larsen
- Gruppe for brukargrensesnitt og -oppleving: Martine Eklund, Rikke Julie Foss-Pedersen, Torkild Kjevik, Jonas Braathen
- Gruppe for teknisk løysing: Robert Bauck Hamar, Jonas Braathen, Fredrik Larsen
5. Overordnet milepælsplan og ressursbehov
Fristar er tentative, og avhenger blant anna av når prosjektet starter.
- Når plan for involvering av UX er klar. Frist: 30. november
- Når plan for rolle som pilotprosjekt for sjekkliste for gjennomføring av utviklingsaktiviteter er klar. Frist: 9. desember
- Når plan for å styre utviklinga mot å kunne køyre i ei sky ("Cloud ready") er klar. Frist: 16. desember.
- Når spesifikasjonar for UX og teknisk løysing og bestilling er klare. Frist: 23. desember.
- Når INT og AP har godkjend bestillinga av utviklingsarbeid. Frist: 13. januar 2017.
- Når første versjon av løysing for veljarar er utvikla og evaluert. Frist: 1. mai 2017.
- Når første versjon av løysing for valadministratorar er utvikla og evaluert. Frist: 23. juni 2017.
- Når eValg 3.0 er satt i produksjon og overført til linjeorganisasjon. Frist: 1. juli 2017!
Sjå også Milepælsplan og ansvarskart.
Prosjektet er tenkt å arbeide med spesifikasjonar og bestillingar til INT fram til og med desember 2016. Dette krever totalt 368 timar frå INT, og 290 timar frå UX. Utviklinga gjerast deretter av INT i 2017, over fire sprintar.
6. Risikoanalyse
Dei største utfordringane:
- Valadministratorar tek ikkje i bruk løysinga utan ønske om teknisk bistand. Tiltak: Dialog om kursing i samarbeid med valgsekretariatet.
- For lite konkrete bestillingar til INT, så det vert misforståingar i kva som skal utviklast. Tiltak: Involvering i prosjektgruppa.
- Endringane vert ikkje godkjend av dei som evaluerer løysinga. Tiltak: Involvere i styringsgruppa, samt PL har tidleg dialog
- Manglande interesse frå interessentar.
Tiltaka er stort sett å opprettholde ein god dialog gjennom heile prosjektet med dei fleste partar.
Sjå Risikoanalysa for meir detaljar.
7. Økonomiske rammer
Tildelt frå SKAIT 1'500'000 kroner, for frikjøp og konsulentbistand.