Tilstades
- Hans Kristian Fjeld (PE)
Gina Kristine Berg(meldt fråfall)Tomm Eriksen(meldt fråfall)- Trond Amundsen
- Bård Henry Moum Jakobsen
- Joakim Hovlandsvåg (PL, ref)
Sidan sist
Forrige prosjektstyremøte var i 2017. Sidan den gang:
- Fleire i Sentralt Valsekretariat og Avdeling for Personalstøtte (AP) gått ut i permisjon. Gina tek over for Trond Ryd i prosjektstyret.
- To nøkkelpersonar i prosjektet er slutta. Bård er inkludert i styringsgruppa som tiltak, for å sikre kompetanse og kvalitet i ny løysing.
- Sentralt Valstyre er heilt nytt. Prosjektet har informert dei i møte, og skal gje status 5. april.
Utviklinga starta opp att november 2018 - sjå statusrapport frå prosjektet for milepæl 7.
Sak 1: Budsjettoverskridelse [diskusjon]
Prosjektet vil gå litt over budsjett, med mellom 150 og 1300 timar, grunna kompetanseoverføring etter at to sentrale utviklarar har slutta og at prosjektet har vore i frys. Ønsker diskutere kva vi gjer med prosjektet.
Bakgrunn:
- Prosjektet har fått tildelt kr 2.5 mill frå SKAIT, i to rundar. USIT dekker resterande timar.
- Prosjektet har att 1250 timar på budsjettet (2000 timar for 2019 - budsjett basert på siste søknad til SKAIT gir lågare tal, men INT har satt av hatt meir tid i eige budsjett).
- Resterande utvikling er estimert til 1150 - 2300 timar. Prosjektarbeid til 250 timar. Totalt 1400 - 2550 timar.
Årsaker:
- To nøkkelpersonar i utviklinga slutta i mellomtida, som skapte ekstrakostnader både ved avlevering og kompetanseoverføring. Dette skjedde etter at budsjettet vart satt.
- Å starte opp att prosjektet etter ein lang frys har kosta meir enn forventa.
- Endringar i valsekretariatet har gitt behov for meir interessentoppfølging enn planlagd.
Tiltak for vurdering:
- USIT dekker resterande timar. Dette vil gå på bekostning av andre linjeaktiviteter i INT.
- Prosjektet reduserer skop. Dette vil redusere mål og formål med prosjektet. Delar som kan vere aktuelle reduserer utviklingskostnadane til 750 - 1500 timar, som gjer at prosjektet kan nå det på dagens budsjett. Noko funksjonalitet som kan takast ut:
- Listeval. Gjer at Studentparlamentet må bruke gamal løysing til dette er på plass.
- Statistikk og anna rundt KPI og målingar. Gjer at gevinstrealisering og vidareutvikling er meir i blinde.
- Stoppe prosjektet. Det er til no brukt 4500 timar. Gamal løysing bygger på eit java-rammeverk som er gått ut på dato, så vi må uansett gjere noko med eValg2.
- Slutte med ny løysing, og heller vidareutvikle gamal løysing. Dette vil også vere kostbart, då halvparten av koden bruker gamalt rammeverk som må byttast ut. Dette vil redusere gevinstane.
Diskusjon
Anbefaler å fortsette prosjektet med redusert skop. Få ut ein versjon først, og implementer resten seinare. Neste aktuelle Studentparlamentsval er våren 2020, så kan likevel ha eValg3 klar for dei i etterkant. Resterande timar må INT ta frå anna arbeid, men vil truleg ha berre mindre konsekvenser.
Oppfølging
- Joakim reduserer skop, og lager restanseliste over kva som kan takast ut.
- Joakim gir meir konkrete tal til HKF etter nedskopinga, for å rapportere vidare opp.
Sak 2: Milepæl 7 [beslutting]
MVP av grensesnitt for valadministratorar er utvikla, og valadministratorar har gått gjennom i workshop. Mindre justeringar er gjort. Større endringar er i hovudsak relatert til M9 (opptelling), og takast med vidare.
Løysinga er ikkje ferdigutvikla, men det vart implementert nok til at valadmin kunne evaluere løysinga, i denne runden. Vidare utvikling, estimert til 200 timar, takast med vidare til milepæl 9 (opptelling).
Diskusjon
Godkjenner M7, med forbehold om at det kjem restanseliste for gjenståande arbeid.
Oppfølging
- Joakim lager restanseliste over kva som må takast med vidare.
Sak 3: Status plan [diskusjon]
Sjå forslag til revidert milepælsplan, v2.2 [XLSX].
Endringar:
- Nye estimat, frå Sak 1, forlenger planen.
- Prioritering av TP-Exchange-integrasjon. Totalt ein utviklar forsvinn frå resten av prosjektet.
- Migrasjon av UiT-Cerebrum går i parallell. Bytter utviklar i prosjektet.
- Går ingen valg i april - mai, så pilot vert vanskeleg før etter sommaren.
Diskusjon
Milepælsplan ser bra ut, men bør utsette frist for pilot, M11, til 1. november.
Målet bør vere at alle universitetsvalg går på ny løysing frå 1. januar 2020.
Bør ha dialog med AP på hausten, for å sikre at dei er klar.
Oppfølging
- Joakim styrer etter ny plan v2.2, så lenge M11 vert justert.
Sak 4: Forslag til endringar i skop [diskusjon]
Prosjektet ønsker å redusere skop ved nokre endringar:
Reduserte personopplysingar i manntal
Manntal er ønskeleg å reduserast frå person-objekt, med fullt namn og identitetar, til berre ein person-identitet. Dette reduserer kompleksiteten i løysinga, og reduserer mengda personopplysingar i løysinga.
Valadministratorar hadde ikkje problem med denne endringa, frå workshop, då det er excel-filene dei bruker til gjennomgang.
Få valadmin til å eksportere manntal
Manntalsfiler er i dag i excel med makro. Det er ønskeleg å få valadmin til å sjølv kopiere eller eksportere manntalslister til eit enklare format som eValg kan lese.
Valadministratorar protesterte ikkje mot dette frå workshop, med forbehald om at dei får ei god beskriving i rutina for dette.
Håpet er å få til ein integrasjon med SAP direkte, utan å bruke filer i det heile tatt.
Diskusjon
Å konvertere excel-fil virker greit, men noko skeptisk til å redusere manntal frå person til berre ID.
Oppfølging
- Joakim får estimat på kva det koster å ha manntal med fullt namn, versus forslaget med berre ID. Så HKF kan vurdere.
Eventuelt
Prosjektet må diskutere korleis vi handterer multi-tenant, sidan det har betydning for datamodellen. Anbefaler å høyre med Rafael, som har erfaring med ein kontainer per gruppe/seksjon i ELK.